Cette tâche nécessite méthode et organisation. Le planning de réservation peut être :
- manuel (papier, magnétique, fiche T) simple à utiliser mais compliqué à diffuser et à consulter.
- informatisé, très visuel, facile et rapide à mettre à jour. La diffusion est facile et la consultation simultanée possible.
Afin de compléter ce planning une fiche de réservation indiquant le nom, les coordonnées, la date, les horaires, les participants, le matériel désiré est souvent demandée.
Le chargé d’accueil doit ensuite choisir la salle en fonction de la disponibilité et de ses caractéristiques (capacité, possibilité de projection…).
Une fois le choix effectué, il l’aménage et l’équipe en fonction des attentes du demandeur (organisation des tables en U, en classe, pour cocktail, installation de vidéo-projecteur, d’un paperboard, eau, crayons...).
Après vérification du bon fonctionnement du matériel, il établit l’état des lieux en présence du demandeur, ce qui permettra à la fin de la prestation de contrôler la bonne restitution du matériel. Ce document signé des deux parties permet d’obtenir réparation en cas de dégradations.
