Le rôle du chargé d’accueil comprend la gestion du courrier à son entrée à la réception et à son départ (l’expédition). Il est fondamental de bien gérer ce pôle pour l’efficacité de l’organisation.
Le courrier entrant
Pour la réception le courrier arrive soit par la Poste soit par des transporteurs privés. Une signature est parfois nécessaire pour les colis et les lettres recommandées. Il est important de bien vérifier la lettre et/ou le colis avant d’apposer sa signature. Dans le cas d’une boîte postale il faut se déplacer à la Poste. La seconde étape consiste à classer les enveloppes par taille puis trier par destinataire/service et par nature (confidentiel, recommandé). Il ouvre ensuite ce qui n’est pas confidentiel. Afin de garantir la traçabilité et l’efficacité il date le courrier à l’aide d’un tampon et l’enregistre sur un document de suivi. Il faut ensuite distribuer le courrier (en main propre pour ce qui est confidentiel et recommandé) afin qu’il soit traité.
Le courrier sortant
A une heure régulière, le chargé d’accueil fera le tour de l’organisation pour collecter le courrier à expédier. Si besoin le chargé d’accueil met sous enveloppe, affranchi en sélectionnant les bonnes options (type d’envoi, pays…) (avec ou sans machine à affranchir). Afin de garantir la traçabilité et éviter les abus il l’enregistre sur un document de suivi avant de le remettre au transporteur ou à la Poste. On peut ensuite suivre certains courriers par internet grâce au numéro de suivi.
