Il s’agit d’une activité annexe qui consiste à gérer et suivre l’approvisionnement en fourniture de bureau.
Après avoir recensé les besoins de l’organisation, le chargé d’accueil met en concurrence différents fournisseurs : on appelle cela l’appel d’offres. Il s’agit d’une demande de renseignements adressée à plusieurs fournisseurs potentiels.
Avec les différents retours, le chargé d’accueil établit un tableau comparatif d’offres pour comparaison et ainsi effectuer le meilleur choix en termes de qualité, délais, produit, prix…
Une fois ce choix effectué la passation de la commande se fait avec un bon de commande. En cas de retard de livraison par rapport aux délais initialement prévus il faut faire une relance téléphonique ou écrite.
Pour garantir une meilleure traçabilité et un gain de temps, il est bon d’établir une fiche pour chaque fournisseur. Le suivi de la commande se fait ensuite grâce au planning des commandes qui indique le jour de la passation de la commande, la date de livraison prévue, la date de livraison effective, les retards de livraison, les relances... Ce document en plus du suivi permet d’éviter les ruptures de stock.
