Le chargé d’accueil est responsable de la réalisation et de l’envoi de différents types de courriers. Il doit avant tout bien sélectionner le courrier selon la situation. Afin de gagner en efficacité le chargé d’accueil dispose de lettres types adaptables en fonction de la situation (soit totalement identiques soit personnalisées avec une partie fixe et une partie variable). Dans certains cas, un courrier totalement personnalisé sera cependant nécessaire.
Le chargé d’accueil peut également être amené à réaliser des publipostages c’est-à-dire des envois simultanés et en nombre d’un courrier personnalisé. Il faut pour cela fusionner le courrier type et le fichier client. Il est important que le contenu soit clair et compréhensible pour tous (phrases courtes, vocabulaire courant, structuré et bien orthographié). Tous les courriers doivent être bien mis en page (aéré et attractif) et respecter les règles de l’entreprise. La charte graphique est un document qui regroupe les signes visuels de l’entreprise (logo, police de caractères, illustrations…).
En respectant cette charte le chargé d’accueil participe à la transmission de la bonne image de l’entreprise. Elle se crée ainsi une identité visuelle, d’être facilement identifiée par les clients et ainsi de se différencier des concurrents.
