Suivi organisationnel et financier de l’activité du personnel

A) La préparation de la paie

L'employeur verse au salarié un salaire qui correspond aux données du contrat de travail et qui respecte le Code du travail et les accords collectifs.

Il doit obligatoirement lui remettre un bulletin de paie conforme au Code du travail. Ce document constitue, une preuve de son activité professionnelle, utile pour justifier des revenus perçus et faire valoir ses droits sociaux.

La paie d'un salarié dépend de son salaire de base, du nombre d'heures de travail effectuées, des primes, des absences divers (congés, maladies ...).

Y sont mentionnés les divers éléments contribuant au calcul du salaire net versé au salarié.

Périodiquement, l'employeur établira les déclarations auprès des organismes sociaux, il assurera le paiement des diverses cotisations.

L'entreprise met également à jour régulièrement le livre de paie, qui récapitule le détail des sommes versées à l'ensemble du personnel.

B) Le bulletin de salaire et les charges sociales

Les principaux éléments du salaire sont : le salaire Brut, les cotisations, le net à payer, le net Imposable.

Il n'est pas possible de verser un salaire brut inférieur au SMIC (Salaire Minimum Interprofessionnel de Croissance).

Les mentions obligatoires :

A) Les éléments de la rémunération du bulletin de salaire

Le salaire correspond à un niveau de poste, de responsabilité et à une qualification déterminée.

Le salaire de base est fixé librement entre l'employeur et le salarié lors de la conclusion du contrat de travail mais doit respecter le SMIC et les conventions collectives. Il peut être fixé par rapport au temps, à la productivité ou au forfait.

Les avantages en nature ou sociaux sont des fournitures ou des mises à disposition par l'employeur d'un bien ou d'un service permettant au salarié de faire des économies de dépenses (logement, téléphone, mutuelle santé…).

Les primes et pourboires sont des accessoires du salaire versé au salarié. Elles sont variées et versées tous les mois ou occasionnellement. Elles récompensent l'assiduité, l'ancienneté ou prennent la forme de pourboires (ces derniers sont considérés, par nature, comme un salaire).

Les majorations constituent une augmentation de salaire due à un dépassement du temps de travail effectué (heures supplémentaires) ou aux conditions difficiles de l'exécution du travail (travail de nuit, jours fériés, travail salissant ou pénible…).

Les frais professionnels sont remboursés par l'employeur au salarié pour l'indemniser des dépenses qu'il aurait avancé dans le cadre de son travail (frais de déplacement, prime de nettoyage…). Ils peuvent être versés forfaitairement ou sur justificatifs.

B) Le mode de calcul

A) Le budget du personnel

Un budget est un document qui récapitule les recettes et les dépenses prévisionnelles pour une entreprise ou un service et pour une durée définie.

Le budget sera rapproché des réalisations et les écarts seront analysés et commentés.

Le budget du personnel prévoit les dépenses liées au personnel :

• les sommes à verser aux salariés (salaires nets)
• les sommes à verser aux organismes sociaux (URSSAF, caisses de retraite complémentaire, caisses de prévoyance...).

Chaque dépense sera chiffrée et la date de paiement sera déterminée.

1) Les prévisions de salaires et de charges sociales

Les salaires de base du personnel peuvent évoluer dans le temps :

• Le nombre de salariés peut évoluer
• Le salarié peut changer de qualification ou d'échelon (promotions)
• Le salarié peut passer d'un temps partiel à un temps complet ou inversement
• Les salaires minima de la convention collective sont souvent mis à jour au 1er janvier
• Le SMIC évolue chaque année
• Les heures supplémentaires doivent être prévues, elles vont dépendre de l'activité envisagée en fonction des contraintes de la profession (saisonnalité) et/ou des opportunités de commandes futures
• Les primes d'ancienneté évoluent avec le temps
• Les avantages en nature doivent être envisagés
• Les charges sociales dépendent de la législation qui évolue chaque année ; il est nécessaire de prévoir ces évolutions (type de cotisations, base de calcul, taux et plafonds)

2) Le coût prévisionnel du personnel

Le coût comptable du personnel correspond aux charges du personnel enregistrées en comptabilité.

Le coût comptable comprend :

• L'ensemble des salaires bruts du personnel ;
• Les charges de sécurité sociale et de prévoyance (cotisations patronales) ;
• Quelques autres charges obligatoires comme la médecine du travail.

Des coûts cachés non comptabilisés peuvent exister et entraînent un travail moins efficace à cause de l'absentéisme, du manque de concentration, des accidents de travail, du stress...

Des problèmes d'organisation et d'accidents de travail, de mauvaise communication entre le personnel, de formations, de promotions et rémunérations non comprises peuvent entraîner des coûts cachés.