Assurer la gestion administrative du personnel

Lors de l’embauche d’un nouveau salarié, donc lors d’une entrée, il y a un certain nombre de formalités à effectuer. L’employeur est soumis à des obligations auxquelles il ne peut pas déroger.
Dans un premier temps, il faut déclarer l’embauche du nouveau salarié. Cette déclaration, que l’on appelle DPAE (Déclaration Préalable à l’Embauche) devra impérativement être faite dans les 8 jours précédant l’embauche auprès de l’URSSAF (ou la MSA pour les salariés agricoles).
La DPAE est non seulement obligatoire, mais aussi impérative car c’est elle qui ouvre les droits sociaux du salarié et elle le couvre en cas d’accident du travail par exemple.

Il s’agit d’une seule démarche administrative regroupant six formalités :

• Après avoir déclaré le salarié, il faudra l’inscrire sur le registre du personnel.
• L’employeur a obligation de tenir à jour ce registre en inscrivant chaque nouvel embauché. Il fait état du personnel, inscrit par ordre chronologique d’embauche et de façon indélébile.
• Les mentions obligatoires pour ce registre sont : les coordonnées du salarié, l’emploi occupé, les dates entrée et éventuellement sortie s’il y a, le type de contrat occupé, etc.
• Si le salarié est sorti, ces mentions doivent être conservées pendant 5 ans à compter de la date de départ de celui-ci. En cas d’absence de registre, ou de mention erronée, il peut y avoir une amende de 750€ par salarié à payer. D’où l’importance d’être très rigoureux.
• Enfin, il faut affilier le salarié à la retraite complémentaire et à la mutuelle si elle est obligatoire.
  Pour la retraite complémentaire les démarches sont à effectuer auprès de l’Arrco (non cadres) et de l’Argic (cadres). Concernant la mutuelle et la prévoyance, il faut se rapprocher de l’organisme de mutuelle dont l’entreprise relève. Il s’agit d’une obligation depuis le 1^er janvier 2016.
• Concernant les sorties du personnel, en plus de l’indication dans le registre du personnel, des démarches administratives et comptables sont obligatoires. À savoir, préparer l’attestation Pôle Emploi et le Solde de Tout Compte qui sera établi en deux exemplaires et signé lors de la remise.
  

Le suivi des dossiers du personnel implique d’être discret car les données utilisées sont confidentielles et sensibles.
Des règles éthiques et juridiques s’appliquent à la gestion de celles-ci dans un système de plus en plus automatisé.

Afin de s’organiser au mieux, il sera préférable de suivre les étapes suivantes :

• Définir les modalités de classement des documents (modalités simples, pour que chacun puisse s’y retrouver facilement).
• Créer un dossier pour chaque salarié avec tous les documents qui le concernent.
• Concernant les modalités de classement à mettre en place, certaines sont à privilégier afin que chacun s’y retrouve : l’indexation (mots clés répertoriés dans une base de données), la cotation (code attribué à chacun des dossiers, répertorié dans une base de données), et enfin le plus commun et certainement le plus simple est le classement alphabétique.
• L’employeur a obligation de suivre son salarié tout au long de sa carrière au sein de la société. Il y a donc un certain nombre de données à conserver et un suivi rigoureux doit être mis en place concernant son recrutement, sa rémunération, ses évolutions, sa carrière professionnelle. Ces données peuvent être stockées de manière dématérialisée ou bien en version papier dans le dossier du salarié.
• L’employeur a également l’obligation de faire réaliser une visite médicale à chacun de ses salariés en CDD ou CDI. Lorsqu’un membre du personnel est en arrêt maladie longue durée (plus de 30 jours consécutifs, la visite médicale doit être faite à nouveau).
• Les entreprises sont donc tenues à de nombreuses obligations et il est essentiel de les faire respecter tout en gardant une grande discrétion car, en cas de non-respect de la confidentialité des données des salariés, cela peut entraîner de graves conséquences pour l’organisation. Il est donc impératif d’être prudent et de respecter les contraintes juridiques lorsqu’il s’agit de manipuler les données relatives aux Ressources Humaines.

Tout d’abord, la durée du travail est réglementée par le Code du travail. Le travail effectif sera donc mentionné sur le contrat de travail, mais c’est le Code du travail qui définit les obligations et réglementations en la matière. Il précise notamment s'il comporte les pauses, le temps des repas et la durée du trajet entre domicile et entreprise, etc. Le temps de travail effectif est la durée pendant laquelle deux conditions sont réunies : le salarié est à l’entière disposition de son employeur et il se conforme aux directives de celui-ci sans pouvoir vaquer à des occupations personnelles.

La durée légale de travail par semaine est de 35h. Au-delà, le salarié effectue des heures supplémentaires. Celles-ci, qu’il ne faut pas confondre avec heures complémentaires, seront rémunérées selon des règles strictes.

Les cas de maladies et accidents du travail sont prévus également dans le Code du travail. La réglementation s’applique pour tous les accidents de la vie, mais également dans le cas des maladies et accidents professionnels, ainsi que le congé maternité.

Le salarié a donc le droit d'être absent de l'entreprise pour maladie, mais il est évident qu’il faudra fournir des justificatifs précis (cause, durée, etc.) à l’employeur.
En cas de maladie, le salarié perçoit des indemnités de la sécurité sociale et éventuellement des indemnités patronales pourront compléter celles-ci. Il ne s’agit donc pas de salaire, mais d’indemnisation.

À cause des indemnités qu'ils versent au salarié pendant son arrêt maladie, la sécurité sociale et l'employeur ont le droit de contrôler la réalité médicale de la maladie.
Il est à noter qu’à partir du moment où le salarié reçoit une indemnisation, il doit se soumettre à toute demande de justification de sa maladie de la part de ceux qui lui versent cette indemnisation, c'est-à-dire à la sécurité sociale qui pourra effectuer une visite de contrôle et à son employeur.

La procédure de paie décrit toutes les étapes qui vont conduire au paiement du salaire au salarié et par conséquence à l’enregistrement dans les comptes de l’entreprise. La paie en elle-même est souvent externalisée au sein des PME, mais la préparation et le contrôle de la paie restent à la charge de la PME. C’est un travail important et plusieurs étapes sont nécessaires à son établissement.

Il faut collecter les informations et les intégrer tout en respectant la légalisation et les conventions en vigueur. Il ne faut pas hésiter à se référer à la convention collective dont dépend l’entreprise. Il sera nécessaire d’effectuer une veille sociale et juridique pour se tenir informé des évolutions.

Lors de la préparation de la paie, l’assistant de gestion aura accès à de nombreuses données confidentielles et il faudra alors faire preuve de la plus grande discrétion.

En effet, la rémunération est un point sensible qui peut donner lieu à des insatisfactions, soulever des mécontentements, au risque parfois de dégrader le climat social de l’entreprise.

Concernant le contrôle de la paie, il faut tout d’abord vérifier le salaire de base. Celui-ci est indiqué sur le contrat de travail et il en résulte des négociations convenues entre les parties à l’embauche. Il reste fixe, sous réserve des éventuelles augmentations qui peuvent intervenir au cours du contrat (Salaire brut = salaire de base + primes + indemnités + éléments imposables aux cotisations sociales).

Attention, le remboursement de frais n’est pas considéré comme faisant partie du salaire.

Ensuite, il faut vérifier la rémunération des heures supplémentaires. Elles sont prises en compte pour le calcul de divers éléments relatifs à la paie : indemnité de congés payés, garantie du salaire maladie, salaire moyen servant de base au calcul de l’indemnité de préavis et de licenciement. La loi fixe une limite de 220 heures par salarié et par année civile le nombre d’heures supplémentaires maximum.

Pour finir, il faut vérifier les autres éléments comme le repos compensateur de remplacement s’il y a lieu, les éventuelles primes (ancienneté, 13^e mois, etc.), les avantages en nature, le remboursement des frais ou encore les absences.

Les IRP (Instances Représentatives du Personnel) désignent les représentants ou délégués du personnel, les Comités d'Entreprises (CE) et le Comité Social et Économique (CSE).
Selon le Code du travail (article L.2311-1), elles sont mises en place dans toutes les entreprises du secteur privé. Elles varient selon la taille de la structure.

Pour les entreprises de moins de 11 salariés, un délégué du personnel peut être suffisant. Sa mission principale est celle d'être l’interlocuteur privilégié entre l'employeur et les salariés. Il est le porte-parole en termes de revendications individuelles ou collectives. Il peut saisir l'inspection du travail s’il décèle des irrégularités. Il peut également être consulté lors de questions diverses telles que la durée du travail, les congés payés, les tickets restaurant, etc.

Selon la taille de la PME, la loi prévoit un certain nombre de représentants :

• De 11 à 25 salariés : un titulaire et un suppléant ;
• De 26 à 74 salariés : deux titulaires et deux suppléants ;
• De 75 à 99 salariés : trois titulaires et trois suppléants ;
• De 100 à 124 salariés : quatre titulaires et quatre suppléants ;
• De 125 à 174 salariés : cinq titulaires et cinq suppléants, etc.

Les délégués du personnel peuvent être missionnés pour une durée de 4 ans renouvelable, à partir du moment où ils sont élus par le personnel.

Pour les entreprises de plus de 50 salariés, un Comité d'entreprise (CE) doit être instauré. Il sera composé de délégués du personnel, du chef d'entreprise ou de son représentant. Sa mission principale est de négocier collectivement sur les sujets qui touchent de près au salarié (régime prévoyance, voyages, plan d'épargne salariale, etc.).

Le Comité Social et Économique (CSE) est l’instance de représentation des salariés dans une entreprise et sa mise en place est obligatoire dans toutes les entreprises d’au moins 11 salariés. Les membres du CSE sont l’employeur et la délégation du personnel. Le rôle du CSE est de présenter à l’employeur les revendications de l’ensemble des salariés en matière de salaires, de code du travail, et de négocier l’ensemble des accords applicables à l’entreprise. C’est aussi le CSE qui peut déclencher un droit d’alerte.

Afin d’instaurer un climat serein au sein de l’organisation, il est donc impératif de composer avec toutes ces instances et de communiquer de la manière la plus transparente possible, tout en respectant, bien évidemment, les données confidentielles afférentes à chaque salarié.