Assurer le suivi comptable des opérations avec les clients et les fournisseurs

La facture d’achat est le document comptable qui engendre le paiement de l’achat. Sa vérification est donc primordiale.

La facture peut porter sur plusieurs types d’achat. L’achat d’un bien consommable (matière, fourniture, etc.) ; l’achat d’un service de prestation effectuée par une société de services (un transporteur par exemple) pour les besoins de l’entreprise ; l’acquisition d’une immobilisation (bien acquis pour les besoins de l’activité de l’entreprise et utilisable sur le long terme).

Une codification des factures réceptionnées sera nécessaire afin de pouvoir assurer un classement de qualité et faciliter les éventuelles recherches par la suite. Lorsque l’entreprise reçoit une facture, elle doit également vérifier son contenu. Une fois ce contenu contrôlé et validé, la facture est enregistrée en tant qu’achat dans la comptabilité de l’entreprise. Plusieurs contrôles sont nécessaires : contrôle des mentions obligatoires, des produits, quantités et prix facturés, des conditions de vente, contrôle des calculs également ainsi que des résultats de celui-ci au besoin (pour une facture manuscrite par exemple).

Lorsque la facture est conforme, il faut y apposer la mention « BON À PAYER » et elle peut ainsi être enregistrée dans la comptabilité et payée à la date d’échéance. Cependant, si la facture n’est pas conforme, le client doit contacter le fournisseur pour lui signaler les anomalies constatées.

Une fois la saisie des factures effectuée, il faut suivre les comptes et les encaissements. Pour ce faire, il y a plusieurs solutions : utiliser soit un logiciel spécifique, soit un simple tableur Excel sans omettre les informations importantes bien entendu.

La qualité du suivi du règlement des factures fournisseurs a une incidence directe sur la trésorerie d’entreprise et, plus particulièrement, sur son Besoin en Fonds de Roulement (BFR). Cette fonction importante nécessite beaucoup de rigueur et une grande régularité.
Il faut impérativement faire attention à respecter les délais de règlement des factures fournisseurs car ils sont encadrés par la loi. Cependant, l’entreprise peut négocier ces délais avec le fournisseur.

Les délais de paiement des factures fournisseurs ont un impact direct sur la santé financière de l’entreprise. Ces délais sont calqués sur la durée prévue dans le contrat entre la livraison et le paiement par le client. Même sous indication contractuelle, le délai ne peut être supérieur à 30 jours par défaut. Sous négociation, il peut être poussé à 60 jours à compter de l’émission de la facture ou, sous mention dans le contrat, à 45 jours en fin de mois après la date d’émission de la facture.

Le non-respect des délais de paiement fournisseur pourra entrainer des pénalités. Ces retards peuvent avoir un impact sur la trésorerie, la compétitivité, voire l’existence de l’entreprise pour les structures les plus fragiles.

La TVA est le premier poste de recettes de l’Etat. Une déclaration mensuelle (via le formulaire CA3) est nécessaire et se trouve donc particulièrement surveillée par l’administration fiscale. De ce fait, l’enjeu financier y est important.

• La déclaration de la TVA collectée : le chiffre d'affaires constituant une opération récurrente de l’entreprise, c'est le premier élément à renseigner sur la déclaration de TVA (il faut déclarer le montant hors-taxe cumulé des factures de ventes sur la période). Si l’activité principale est la vente de biens, il faut déclarer la TVA sur le chiffre d'affaires, si l’activité principale est la prestation de services, c’est à l’encaissement qu’il faut déclarer la TVA.

• La déclaration de la TVA déductible : au même titre que les factures de ventes émises par l’entreprise, les factures fournisseurs que celle-ci reçoit ouvrent le droit à la déduction de la TVA. Il faut donc également le faire apparaître sur la déclaration.

Afin de renseigner le montant de TVA à payer dans la déclaration, il faut simplement faire la soustraction entre le montant de TVA facturée et le montant de TVA payé. Ainsi, la TVA à payer correspond à la différence entre les deux. 

Deux cas de figure pourront alors se présenter : soit la différence est positive et il faut payer la TVA au trésor public, soit la différence est négative et l'Etat devra de l'argent à l’entreprise. Dans ce cas, le crédit peut être utilisé sur la prochaine déclaration de TVA, sinon l’entreprise peut demander son remboursement immédiat.