Mettre en place une démarche de qualité au sein de la PME

Afin de mettre en place une démarche qualité au sein de l’entreprise, il faut tout d’abord analyser l’existant puisque celle-ci consiste à passer d’une situation actuelle à une situation souhaitée. Il faut donc mettre en place une action structurée pour répondre strictement aux exigences requises.

Pour ce faire, il est nécessaire, dans un premier temps, de lister les objectifs à atteindre et les contraintes qui y sont associées afin de mettre en place un plan d’action comprenant les moyens à mettre en œuvre. Dans un second temps, il s’agit de mettre en place un système de pilotage du projet qualité pour assurer un suivi d’avancement rigoureux.

La méthodologie de gestion de projet définie doit permettre de contrôler et piloter le projet. Par conséquence, elle doit prendre en compte l’état des lieux, les préconisations et la planification (étapes, acteurs, moyens, délais, bilans).

Afin de cadrer le projet et de planifier les étapes, il faut effectuer un phasage ; l’outil qui semble le plus efficace et permet de programmer et suivre ce projet de manière rigoureuse, est le PERT (Programm Evaluation and Revue Technique). Si celui-ci s’avère trop complexe, l’utilisation du GANTT peut être requise. Dans tous les cas, ils permettront de lister toutes les tâches à réaliser, de les classer dans l’ordre de réalisation, d’en tracer un diagramme et d’identifier le temps nécessaire à chacune des tâches.

On peut plus simplement lister les tâches, les prioriser, inscrire les personnes responsables et définir le délai acceptable ainsi que le coût.

En vue d’une certification, il est primordial de mettre en place et d’améliorer les procédures de l’entreprise.

Une procédure est un document qui décrit la manière d’accomplir une activité ou un processus au sein de l’entreprise. Elle doit répondre aux exigences de l’organisation. Pour cela, deux conditions doivent être remplies : le fond (contenu de l’information) et la forme (compréhension de l’information).

Une nouvelle fois, la méthode idéale pour aider à la rédaction d’une procédure en bonne et due forme est la méthode des 5W (ou QQOQCP). Elle permet de définir qui fait quoi, comment et à quel moment.

En complément et afin de décrire ces aspects et documenter les procédures, le logigramme semble également être la méthode plus adaptée et facile à comprendre par tous. Il permet de visualiser les enchaînements d’actions et l’avantage est de présenter les activités séquencées verticalement. Ainsi, chacun peut observer l’intégralité de la séquence pour comprendre son rôle et le moment où il intervient.

Il existe également d’autres outils, mais peu importe celui qui est utilisé tant qu’il décrit précisément les procédures et qu’il est compréhensible par tous les membres de l’entreprise. Les normes qualité telles que l’ISO 9001 par exemple, n’exigent rien sur la forme de la documentation. Leur contenu et leur forme doivent dépendre de la complexité des activités décrites et de la compétence des acteurs de l’organisation.

Pour finir, il est important de noter que le principal reste que les procédures doivent être rédigées par nécessité et non par contrainte.

Après avoir mis en place une démarche qualité, rédigé des procédures et une fois la certification obtenue, il est primordial d’effectuer une veille de celle-ci car il s'agit d'une activité indispensable à la pérennisation de la démarche qualité.

Il faut donc veiller à ce que les indicateurs soient mis à jour et les procédures en place respectées sur le long terme.

Pour ce faire, un outil simple d’utilisation et efficace peut être mis en place. Par exemple, le tableau de bord à double entrée permet de détailler la performance des acteurs et ainsi de les responsabiliser tout en valorisant leur importance dans l’analyse de la remontée des indicateurs.

Des audits blancs internes peuvent également être mis en place au sein de l’entreprise. Il faut veiller à préparer une revue documentaire au préalable qui doit être communiquée idéalement quinze jours avant l’audit. Une seconde revue peut être menée quelques jours avant l’audit pour se remémorer les principaux points à auditer et affiner les résultats de la précédente revue.

Pour établir les observations et afin de préparer un guide d’audit, il conviendra de se munir d’un certain nombre de documents (manuel qualité, rapport précédent d’audit, etc.). C’est grâce à ces documents que l’analyse d’éventuels écarts ou non conformité sera possible.

Enfin, un audit blanc pertinent est un audit bien préparé. La durée de préparation peut varier du quart à la moitié du temps d’audit sur site, selon le niveau de complexité des activités auditées.

Outre la veille et le suivi des procédures en place au sein de l’entreprise, il faut faire attention à effectuer une veille sur la règlementation car les règles de la certification peuvent évoluer et d’autres règles peuvent être imposées.