S’organiser

Bien gérer son temps, c’est parvenir à effectuer toutes les activités prévues à la date prévue, dans le temps disponible. Il faut donc tout d’abord évaluer et prendre en considération le temps nécessaire à l’accomplissement de ses tâches au sein d’une étude notariale, et ensuite savoir analyser les activités à effectuer.

En ce qui concerne l’évaluation du temps dans le cadre de la réalisation des tâches, il est essentiel de répartir les activités à effectuer, et prévoir la durée de ces dernières, en veillant au respect des contraintes organisationnelles (concernent l’étude notariale et les partenaires de celle-ci), juridiques (imposées par le droit), et financières (le budget de l’étude, les provisions sur frais fournies par les clients...). 

Ensuite, il faut hiérarchiser les priorités au sein des activités à effectuer. Par exemple, il faut tenir compte des délais de réalisation et des antériorités. Selon que la tâche doit être réalisée en priorité, rapidement, ou à faire dès que possible.

Dans le cadre de la gestion du temps, plusieurs outils sont mis à la disposition de l’étude notariale.
Le premier est le calendrier qui permet de gérer les formalités à réaliser dont les délais de validité sont garants d’une gestion efficace des dossiers.
Le deuxième est l’agenda : sous forme papier ou sous forme électronique, il permet de noter les rendez-vous et de gérer au sein de l’étude notariale, les calendriers de chacun des notaires et collaborateurs, de créer un espace partagé.
Le troisième est la check-list (ou liste de tâches) qui à l’occasion de travaux complexes, rappelle l’échéance prévue pour l’exécution d’une tâche.
Le quatrième est le planning qui représente un tableau mural à double entrée afin de visualiser les prévisions relatives à une activité, d’en suivre la réalisation et ainsi de faciliter les contrôles.

Un dossier retrace l’histoire d’une affaire, regroupe l’ensemble des documents qu’il a été nécessaire de réunir pour le bon déroulement d’une opération et la rédaction de l’acte. Il va être amené à circuler à l’intérieur de l’étude, avant d’être classé. Lorsqu’il sera clôturé, il faudra aussi en assurer l’archivage et le classement (à l’aide de sous-dossiers) qui obéissent à une logique définie. 

Le mode de classement peut être traditionnel (privilégié dans le monde notarial, monde de l’écrit car instrument de preuve). Il peut également être numérique à l’aide de logiciels spécialisés (ex : Juriwin de GENAPI).

En ce qui concerne l’archivage on distingue plusieurs formes d’archives : celles vivantes (dossiers en cours), celles intermédiaires (dossiers clos mais dont les délais de prescriptions préconisent de les avoir à portée de main), et celles définitives (dossiers représentant un intérêt historique).