Dans le cadre de réunions, de travail partagé sur des dossiers, dans le suivi de relations commerciales, etc., il est absolument nécessaire d’assurer la coordination des activités entre les acteurs concernés. Pour ce faire, l’office manager doit recueillir les consignes de travail, les traduire en actions à mener et transmettre des informations sur le terminal fixe ou mobile des collaborateurs.
Pour une efficacité optimale et une information en temps réel, il peut créer des agendas dans un contexte digital, avec Google agenda ou Outlook par exemple, et les gérer dans le respect des contraintes des acteurs, des priorités et des imprévus.
La mise à jour des informations commerciales, par exemple, peut être réalisée grâce à un outil de gestion de la relation client (GRC) qui peut être un module de progiciel de gestion intégré. La prise de notes, l’écoute active et la prise de parole en public sont des compétences indispensables à cette activité.
