Organiser les ressources de l'entreprise

Dès qu’une entreprise ou une organisation grandit, elle doit se doter d’une structure pour répartir correctement les tâches entre les différents services.

Pour déterminer la structure la plus adaptée, une entreprise doit opérer 4 choix fondamentaux.

• La spécialisation du travail : elle peut être horizontale (par fonction, par produit, par clientèle, par zone géographique…) ou verticale (par niveau hiérarchique).

• La décentralisation des décisions : la délégation du pouvoir peut être verticale (le pouvoir est réparti sur la ligne hiérarchique) ou horizontal (les décisions sont prises par les experts).

• La répartition de l’autorité : l’autorité peut être hiérarchique (avec information descendante et ascendante et un contrôle facilité) ou fonctionnelle (par objectifs).

• La coordination des actions : il s’agit de déterminer les liaisons et les modes de collaborations entre les différentes unités.

Les facteurs de contingence sont des caractéristiques qui influencent les décisions, les actions et le management des entreprises. Ils influencent au même titre que les paramètres de conception le choix final de la structure organisationnelle.

Mintzberg identifie quatre facteurs de contingence.

• L’âge et la taille de la structure : plus l’organisation est ancienne et plus sa taille est grande, plus son comportement est formalisé et plus sa structure est élaborée.
• Le système technique : s’intéresse aux procédés développés au niveau du centre opérationnel pour produire des biens et des services.
• L’environnement : plus l’environnement est dynamique, plus la structure est organique, plus l’environnement est stable, plus la structure est formalisée.
• Le pouvoir : plus le contrôle est puissant, plus l’entreprise a une structure centralisée.

Une entreprise doit identifier l’ensemble des compétences nécessaires par métier. Il faut également répertorier les compétences détenues par les salariés. Pour concilier les besoins (les métiers et les fonctions de l’entreprise) et les ressources (les salariés), les entreprises mettent en place un outil appelé référentiel de compétences.

Un référentiel des compétences met en avant les compétences (techniques, transversales) que l’entreprise souhaite. Il faut ensuite dresser une cartographie des métiers et à chacun, est associée une liste des compétences attendues que doit posséder le salarié à ce poste.

Pour identifier les compétences, les entreprises peuvent utiliser plusieurs outils. 

• L’entretien annuel d’évaluation permet d’évaluer les compétences et de repérer les écarts entre le niveau de compétences atteint et le niveau de compétences requis.
• Le bilan de compétences permet de faire le point sur les compétences, aptitudes et motivations d’un salarié.
• L’évaluation à 360° se développe de plus en plus dans les grandes entreprises. Elle permet d’examiner comment un salarié est perçu par ses collaborateurs.