LA GESTION ÉLECTRONIQUE DES DOCUMENTS

La mise en place de la GED (Gestion électronique des documents) est motivée par la volonté de partager plus efficacement et plus rapidement les données entre les collaborateurs. 

La dématérialisation par numérisation des documents papiers entrants courriers, télécopies, factures, bons de livraisons...

La GED permet : 

  • de prendre en charge tout le cycle de vie du document, dans l'optique d'une démarche responsable, 
  • de réduire notablement le volume de papier utilisé. 

A)    AVANTAGES

  • Maîtriser le flux des innombrables documents papiers et électroniques reçus. 
  • Obtenir un classement de l'information, en évitant notamment les doublons. 
  • Améliorer la traçabilité des documents et de leur contenu lors de leur traitement. 
  • Améliorer la fluidité de circulation et de traitement de l'information. 
  • Développer le partage, la mutualisation et la valorisation des informations.

B)    LES DIFFERENTES ETAPES DE LA GED

L'acquisition des documents

Les documents sont numérisés par le biais de scanners, mais aussi de documents électroniques déjà existants.
L'acquisition pourra intégrer la production de nouveaux documents électroniques, ou l'échange de documents électroniques, par le moyen d'une interconnexion de leurs systèmes d'information.

Le classement des documents : L'indexation

L'indexation : il s'agit de décrire le document et son contenu, afin de faciliter son utilisation.
On pourra procéder en utilisant soit :
-    une indexation par type (avec la description formelle du document concerné, son auteur, son titre, sa date…),
-    une indexation par concepts ou mots-clés. Dans ce cas, l'auteur du document peut lister les termes les plus fréquents, ou sélectionner les mots-clés en lien avec le document dans un thésaurus : cette solution permet d'harmoniser les pratiques. Cette étape doit permettre de retrouver facilement le document en cas de besoin.

La diffusion des documents

Elle est effectuée par le biais d'Internet ou de l'intranet de l'entreprise.