En italien, la correspondance commerciale (courrier, mails...) est régie par certaines règles strictes.
Tout d’abord, comme dans toute correspondance, les phrases doivent être courtes et précises.
Date, et lieu doivent être indiqués en haut à droite : « Roma, 1° settembre 2017 ».
Comme en français, le nom et l’adresse de l’expéditeur doivent se trouver en haut à gauche. Pour les entreprises, il faut indiquer la raison
sociale (ragione sociale).
En haut à droite, le nom et l’adresse du destinataire doivent figurer sous la date.
Les titres, comme le vocabulaire technique, s'ils sont mal employés, peuvent donner lieu à certaines confusions, voire à certaines absurdités.
- « Spettabile » s'emploie pour les sociétés : Spettabile Prada, Spettabile Barilla...
- pour les particuliers on privilégie Signore ou Signora, Signori, Signore...précédés la plupart du temps de Gentile/Gentilissimo/Gentillissima... : Gentile Signore, Gentile Signora,Gentilissimo Signore, Gentillissima Signora, ou « Egregio », aussi employé pour dire "Cher" : Egregio Signore (cher Monsieur…).
- Il est aussi d’usage d’employer « Professore » pour s’adresser à un professeur d'Université ou à quelqu'un qui possède le titre de profeseur.
- « Magnifico » s'emploie lorsque l’on s’adresse au président d’une Université.
- et " Onorevole » pour les membres de la Chambre des Députés.
La référence (la referenza) doit se trouver en haut à gauche sous l’entête. L’abréviation « Rif. » peut être utilisée. De même que l’objet (l’oggetto) peut s’écrire en abrégé (Ogg.)
Enfin, pour saluer, si l’on s’adresse à une entreprise, on emploie le VOI : « Vi proponiamo un appuntamento… ». Dans les autres cas (sauf si on s’adresse à plusieurs personnes) on emploie la forme de politesse Lei.
