L’Exportation – Documents et Suivi des livraisons

On appelle « liasse documentaire », l’ensemble des documents nécessaires pour le traitement d'une opération export.

Celle-ci comprend :

• les documents commerciaux : facture, liste de colisage,
• les documents de transport : Lettre de Transport Aérien, Connaissement, CMR, police ou certificat d’assurance,
• les documents douaniers et fiscaux : déclaration d’exportation, certificat d’origine, déclaration d’échange de biens (DEB), certificats et autorisations spécifiques,
• les documents liés au paiement : ordre de virement, notification d’ouverture de crédit documentaire.

La facture (INVOICE)

Souvent rédigée en anglais, signée et tamponnée, elle accompagne la marchandise, mentionne la désignation, la quantité, le prix, la devise, l’incoterm, l’adresse de livraison, les coordonnées de l’exportateur et de l’importateur avec numéros d’identification TVA intracommunautaire, la date ou le délai de paiement, les coordonnées bancaires, l’origine et la provenance des marchandises.

La liste de colisage = PACKING LIST

Elle permet de vérifier la conformité de l’expédition par rapport à la commande et à la facture, grâce à l’identification de chaque colis (marquage, numéro, poids...) et de la totalité de la marchandise (nombre de colis, cubage, poids brut...).

Le certificat d’origine = CERTIFICATE OF ORIGIN

Certains pays importateurs exigent des preuves de l'origine des marchandises, pour appliquer les bons tarifs douaniers et les quotas.
Le certificat d'origine est une déclaration signée par la chambre de commerce du pays d'origine, qui prouve au pays importateur l'origine des marchandises.

L’échange de l’ensemble des documents entre l’exportateur et son client, tout au long de l’opération export, est appelé « chaîne documentaire ».

Les différentes étapes de cette chaîne sont :

• Demande d’offre et offre (proforma)
• Négociation
• Commande et confirmation de commande
• Mise en place du mode de paiement avec avis et intervention des banques
• Facture + Packing list
• Certificat de conformité émis par la société d’inspection, à l’expédition
• Documents douaniers, avec validation par les Douanes
• Certificat d’assurance, émis par la compagnie d’assurance
• Documents de transport, émis par le transitaire
• Suivi d’acheminement et de livraison, après-vente
• Paiement et avis de crédit

Après avoir rassemblé la liasse documentaire, avec tous les documents nécessaires à l’opération export, l’exportateur va assurer le suivi de la livraison ou s’assurer auprès de son transitaire que l’expédition se déroule bien jusqu’à la livraison chez le client, ou tout au moins, selon l’incoterm si le transport principal n’est pas à sa charge, vérifier que son client obtient parfaite satisfaction et récupération de sa commande.

Faisant partie du Customer Relationship Management, ce suivi et ce service au client seront assurés par les personnes de l’Administration des Ventes Export.

Il faudra entre autres :

• réclamer la confirmation de l’expédition auprès du transitaire, ou de la compagnie aérienne ou maritime ;
• rassembler tous les documents nécessaires au dédouanement ;
• s’assurer que la marchandise a bien été embarquée sans retard ;
• si des réserves ont été émises par la compagnie de transport, procéder à des mesures correctives en fonction de la gravité et tenir le client informé ;
• piloter le transitaire : le questionner régulièrement au cours des étapes du transport (surtout si des transbordements ou escales sont prévus) ;
• informer le client régulièrement du suivi de la marchandise ;
• apporter une attention particulière aux dossiers comportant un règlement par crédit documentaire : vérifier les dates par rapport au transit time.