Participer à la mise en place d'un travail en mode « projet »

Lors du lancement d’un projet et afin de le réussir, il faut impérativement veiller à une bonne organisation. Il est donc nécessaire de passer du temps sur la réflexion préalable avant le lancement et la conduite des travaux. Afin d’organiser un projet avec méthode, il convient de considérer les étapes les unes après les autres.

Tout d’abord, il faut définir les parties prenantes du projet. Il s’agit de l’ensemble des personnes qui seront impliquées de près ou de loin dans ce projet. Ces acteurs clés se situent aussi bien en interne (à tout niveau hiérarchique), qu’en externe (fournisseur par exemple).

Un projet intègre, par définition, un bon nombre d'acteurs aussi différents les uns que les autres, ainsi que des attentes et des besoins qui leur sont propres. Il faut donc composer avec ces différents profils afin de les satisfaire et atteindre au final les objectifs fixés.

L’élément fondamental pour la réussite d’un projet est sa raison d'être : elle prend corps dans la fixation d'objectifs précis associés à ce futur travail. Il est impératif d’établir clairement la finalité du projet.

La définition des objectifs est étroitement liée aux besoins exprimés. Ils définissent les fondements de base qui vont permettre aux équipes de se mettre au travail de manière claire et organisée. Chacun saura exactement ce qu'il doit produire, quand et à quel coût.
Il est également impératif de faire une étude d’opportunités en amont du projet. Cette étude répondra à la méthode des 5W ou QQOQCP (Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Combien ? Pourquoi ?). L'objectif est d’évaluer l’intérêt pour l’entreprise de mener un projet.

Tout projet possède un cahier des charges spécifique. Celui-ci est le point d'entrée pour planifier et piloter l'avancement des opérations et définir quels doivent être les livrables. Il faut veiller à ce qu’il soit compris par tous les intervenants, un certain formalisme est donc nécessaire et les objectifs y sont clairement définis.

Parmi les différents types de documents définissant le cahier des charges, on retrouve principalement le cahier des charges fonctionnel (CDCF). Il décrit les fonctions que la solution doit remplir, ainsi que son pendant technique qui, lui, précise les spécifications techniques à respecter. Celui-ci permet de rédiger un document officiel pour lancer un appel d’offres externe ou bien mobiliser les moyens disponibles en interne.

Ensuite, vient la planification du projet. Elle consiste à déterminer et ordonnancer les tâches du projet grâce à un planning. Le planning permet de déterminer si les objectifs ont été réalisés ou dépassés, de suivre et communiquer sur l’avancement du projet et d’affecter les ressources à chacune des tâches.

La conduite d’un projet repose sur un découpage chronologique qui précise les différentes phases et les tâches à effectuer, les ressources nécessaires, les livrables et des jalons permettant de valider les étapes.

Il est important d’introduire également, dans cette planification, le risque associé à chaque tâche et d’en déduire une durée du projet assortie d’un niveau de probabilité. Différents types de risque peuvent être identifiés : humains, coûts cachés, retard dans les approvisionnements, etc.). Il faut donc déterminer les conséquences potentielles liées à ces risques en terme d’impact financier, de délai ou de qualité.

Enfin, il faut vérifier que les objectifs sont atteints en terme de délai, que les livrables du projet ont bien été identifiés.

La conduite de réunion ne s'improvise pas et, en tant que chef de projet, il est impératif d’en organiser afin d’échanger, plus ou moins régulièrement, avec les différents interlocuteurs professionnels, notamment pour atteindre les objectifs fixés et mener le projet à son terme.

Pour conduire une réunion de travail efficacement, il est nécessaire de maîtriser les techniques d'animation et de connaître les différents outils disponibles. La réussite de celle-ci se construit dès sa préparation.

Tout d’abord, il faut définir l’objectif de la réunion, ce sera le fil conducteur tout au long des débats. Ensuite, il est nécessaire de choisir le bon type de réunion (résolution de problème, réunion d’information, etc.) et de choisir les participants à associer.

Il faut également définir le plan afin d’organiser les échanges et les différentes phases du projet abordés grâce à un ordre du jour en n’omettant pas de planifier la réunion et de préparer les documents nécessaires lors de celle-ci.

Rédiger un ordre du jour soigné est impératif, c’est la clé du succès d’une réunion. Il définit un cadre aux discussions, prépare chacun à ce qui va être dit et dessine les objectifs attendus à l'issue de la rencontre.

Pour finir, vient l’animation de la réunion. Elle se résume à deux actions principales :

• L’aide à la production pour atteindre les objectifs fixés.
• La structure et la coordination du groupe (réguler, tempérer, etc.).

Pour finir, il faut savoir que la réunion peut se faire en présentiel ou à distance.

En gestion de projet, il faut impérativement suivre de près l'exécution des tâches et l'avancement du projet afin de s'assurer que tout se déroule dans les meilleures conditions possibles. En tant que chef de projet, il est donc nécessaire d’observer et de vérifier les résultats des collaborateurs pour s’assurer que l’équipe avance dans la bonne direction, qu’elle travaille ensemble à l’atteinte des objectifs fixés et qu’elle respecte le budget, les délais, ainsi que les ressources allouées au projet.

Le but du suivi d’avancement est de vérifier que le projet se déroule conformément au planning établi et que les ressources humaines, matérielles et financières sont définies et utilisées à bon escient. Il se divise en trois étapes essentielles. Il faut collecter les données, les analyser et mettre en place des actions correctives si besoin en est.

Différents outils d’évaluation existent. Tout d’abord, pour évaluer le suivi des activités du projet, il est nécessaire d'utiliser des Key Performance Indicators (KPI). Ces indicateurs permettent de mesurer les performances, d'évaluer une situation et de prendre une décision adaptée. Ensuite, il y a les logiciels de gestion de projet qui présentent de nombreuses fonctionnalités indispensables pour gérer efficacement le projet du début à la fin.

Par ailleurs, grâce à des outils comme le diagramme de Gantt, la gestion des ressources, le gestionnaire de tâches ou encore les feuilles de temps permettent de visualiser l'état d'avancement de chaque tâche et de suivre la charge de travail de chacun des membres de l'équipe projet.

Enfin, effectuer un suivi régulier de la progression du projet permet de vérifier que les tâches se déroulent en concordance avec les délais, les ressources, les coûts et les objectifs définis au démarrage.