Les données sont centralisées et organisées :
Une fiche ou un fichier (par exemple dans un PGI Progiciel de gestion intégré) centralise l’ensemble des données.
Les objectifs que l’on assigne généralement aux bases de données et aux systèmes qui les supportent sont les suivants :
- la centralisation
- l’indépendance entre les données et les traitements
- la structuration de données complexes
- le partage des données
- l’intégrité et la cohérence
- la confidentialité
- la sécurité de connexion
La GED (Gestion Électronique de Documents) regroupe toutes les techniques de gestion documentaire. En instaurant une gestion électronique de documents efficace l’entreprise dématérialise ses processus internes. Elle est à même d’instaurer et de respecter des modalités de diffusion et de conservation conformes à la norme ISO 9001.
Les données sont conservées et sécurisées :
Une sauvegarde des fichiers et une protection d’accès aux données sont nécessaires pour respecter le cadre réglementaire de la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés).
