Lors de l’embauche d’un nouveau salarié, donc lors d’une entrée, il y a un certain nombre de formalités à effectuer. L’employeur est soumis à des obligations auxquelles il ne peut pas déroger.
Dans un premier temps, il faut déclarer l’embauche du nouveau salarié. Cette déclaration, que l’on appelle DPAE (Déclaration Préalable à l’Embauche) devra impérativement être faite dans les 8 jours précédant l’embauche auprès de l’URSSAF (ou la MSA pour les salariés agricoles).
La DPAE est non seulement obligatoire, mais aussi impérative car c’est elle qui ouvre les droits sociaux du salarié et elle le couvre en cas d’accident du travail par exemple.
Il s’agit d’une seule démarche administrative regroupant six formalités :
- Après avoir déclaré le salarié, il faudra l’inscrire sur le registre du personnel.
- L’employeur a obligation de tenir à jour ce registre en inscrivant chaque nouvel embauché. Il fait état du personnel, inscrit par ordre chronologique d’embauche et de façon indélébile.
- Les mentions obligatoires pour ce registre sont : les coordonnées du salarié, l’emploi occupé, les dates entrée et éventuellement sortie s’il y a, le type de contrat occupé, etc.
- Si le salarié est sorti, ces mentions doivent être conservées pendant 5 ans à compter de la date de départ de celui-ci. En cas d’absence de registre, ou de mention erronée, il peut y avoir une amende de 750€ par salarié à payer. D’où l’importance d’être très rigoureux.
- Enfin, il faut affilier le salarié à la retraite complémentaire et à la mutuelle si elle est obligatoire.
Pour la retraite complémentaire les démarches sont à effectuer auprès de l’Arrco (non cadres) et de l’Argic (cadres). Concernant la mutuelle et la prévoyance, il faut se rapprocher de l’organisme de mutuelle dont l’entreprise relève. Il s’agit d’une obligation depuis le 1er janvier 2016. - Concernant les sorties du personnel, en plus de l’indication dans le registre du personnel, des démarches administratives et comptables sont obligatoires. À savoir, préparer l’attestation Pôle Emploi et le Solde de Tout Compte qui sera établi en deux exemplaires et signé lors de la remise.