Thème 5 / Comptabilité et environnement numérique

La facture électronique s’impose aujourd’hui comme la norme pour l’ensemble des entreprises. Elle est d’ailleurs obligatoire entre l’État et ses fournisseurs, pour l’ensemble des entreprises (à partir du 1^er janvier 2020 pour les micro-entreprises).
Pour être considérée comme telle, celle-ci doit être émise et reçue sous forme électronique (courriel ou lien sécurisé) et la preuve de sa réception doit pouvoir être apportée. Par ailleurs, pour que la facture soit émise, l’acheteur doit avoir formalisé son acceptation de celle-ci.

Pour émettre une facture en format électronique, l’entreprise doit garantir l’authenticité de son origine, une bonne lisibilité et l’intégrité de son contenu soit à l’aide d’une signature électronique, soit en utilisant l’échange de données informatisées (EDI) pour la transmission des factures, soit par la mise en place de contrôles assurant une piste d’audit fiable entre une facture et une livraison/prestation.

Les mentions obligatoires concernant la facture électronique sont les mêmes que pour la facture papier.

La pratique comptable est en pleine transformation à la suite de la dématérialisation croissante des supports et procédures. Dématérialiser signifie produire directement un document (une pièce comptable) à l’aide d’un système informatisé pour le stocker et l’échanger dans un format immatériel.
On distingue la dématérialisation de la numérisation qui, elle, consiste à copier en version numérique des documents initialement produits en format papier. 

La dématérialisation permet un gain de temps et de productivité (diminution des délais de transmission, automatisation des procédures), gain de sécurité (vis-à-vis du stockage et des échanges), une réduction de l’impact environnemental, une réduction des coûts de stockage, etc. 

Néanmoins, la dématérialisation nécessite d’importants investissements : mise en place de systèmes adaptés, compatibles avec ceux des clients, formation des personnels, entretien des serveurs, du réseau, mise à jour pour prendre en compte l’évolution de la législation (ex : RGPD, etc.).