Gestion administrative des relations avec les fournisseurs

Pour fonctionner, une entreprise a besoin de gérer au mieux ses approvisionnements, leur stockage et la gestion de ses stocks.

A) L'APPROVISIONNEMENT

La gestion des approvisionnements doit être optimisée afin d'acheter au meilleur coût tout en minimisant les risques de sur-stockage.

3 méthodes de gestion d'approvisionnement :

• La méthode empirique : basée sur l'historique des ventes ou consommations réalisées pour calculer les besoins futurs
• La méthode prévisionnelle : tient compte de l'historique et de l'analyse de l'évolution de la demande et du contexte économique
• Le juste-à-temps (JAT) : consiste à se faire livrer les matières ou services au moment exact du besoin, pour une utilisation directe. L'objectif est de réduire les coûts d'approvisionnement.

B) LA GESTION DES STOCKS

La gestion des stocks consiste à déterminer à la fois la quantité à commander et le moment auquel il faut passer la commande pour minimiser les coûts de stockage.

Pour chaque produit, il faut définir :

• La limite supérieure des quantités à posséder en stock : c'est le stock maximum.
• La limite inférieure qui permet d'attendre la livraison du fournisseur : c'est le stock minimum.
• Le niveau de stock à partir duquel on passe une commande au fournisseur : c'est le stock d'alerte. 
• Le stock de sécurité prévoir une quantité supplémentaire de produits stockés par rapport à la consommation normale pour répondre aux aléas de production ou de livraison. Il est calculé en additionnant le stock minimum et la quantité supplémentaire de sécurité.
• La rupture de stock correspond à un niveau de stock à 0. Cette situation peut entraîner des pertes financières pour l'entreprise

L'activité d'une entreprise n'est pas régulière, il faut contrôler et ajuster le stock d'alerte et/ou le rythme des réapprovisionnements.

L'entreprise est l'activité d'une personne ou d'un groupe de personnes qui travaillent pour fournir des biens ou des services à des clients.

Les différentes activités :
"    Commerciale : achat & revente de biens et de services sans modification
"    Industrielle : fabrication de produits grâce à la transformation de matières premières
"    Prestations de services : immatériel, offre de services (cabinet d'expertise-comptable, enseignement, télécommunication, aide à domicile, sociétés de conseils, assurances, locations, transport, publicités, …)

A) LES RELATIONS L'ENTREPRISE AVEC SES PARTENAIRES EXTERNES

Les partenaires externes de l'entreprise sont les fournisseurs et les clients.

Un fournisseur est une personne ou une entreprise qui fournit à une entreprise certaines marchandises.

Les fournisseurs de biens vendent des matières premières, des fournitures ou des marchandises.
Ce sont des partenaires réguliers qui satisfont les besoins de l'entreprise pour son activité quotidienne.

Les fournisseurs d'immobilisations procurent à l'entreprise le matériel productif et le mobilier (machines, mobiliers de bureau ou d'atelier, fournitures de bureau ou autres, accessoires et vêtements utilisés en milieu professionnel).
Ce sont des partenaires ponctuels qui satisfont les besoins liés au démarrage de l'activité et au renouvellement des moyens matériels usés.

Les fournisseurs de services proposent des services tels que le transport des produits finis, services informatiques mais aussi des services ponctuels tels que la maintenance, assurance, … .
Les clients sont les personnes qui achètent les biens et services que propose l'entreprise.
Ce sont :
o des particuliers ;
o des entreprises qui se procurent des biens et services pour leur propre fonctionnement ou pour les revendre, avec ou sans transformation, à un consommateur final ;
o des administrations.

L'entreprise doit donc en permanence être attentive aux attentes des consommateurs en matière de prix et de qualité.

B) LES TYPES DE FOURNISSEURS 

• Les producteurs : ce sont souvent les fournisseurs des usines, voire des grossistes. Ils se trouvent au début de la chaîne de distribution. Ils sont généralement issus des domaines agricoles et industriels. 
• Les grossistes : ce sont les fournisseurs des commerces de détail. Ils possèdent de gros volumes de stockage. Ils ne traitent pas avec le consommateur final. 
• Les détaillants ou commerces de détails : ils proposent leurs produits à l'unité ou en petite quantité aux consommateurs finaux (particuliers, entreprises). 
  
• Les centrales d'achat : les détaillants et les grossistes peuvent se regrouper en centrales d'achat dans le but d'obtenir de meilleures conditions d'achat (prix, délais de règlement, …). Ils groupent leurs commandes auprès de leurs fournisseurs. Ex : Metro.
  

Les quantités en stock sont mises à jour après chaque mouvement (entrée ou sortie) et le prix d'achat moyen pondéré (PAMP) est recalculé après chaque entrée selon la méthode d'évaluation des stocks en vigueur dans l'entreprise.

A) VALEUR DU STOCK

B) LES INDICATEURS

Plusieurs indicateurs permettent d'optimiser la gestion des stocks et de déterminer la date à laquelle il est nécessaire de passer commande.

LE STOCK MOYEN (SM) : C'est le nombre de produits en stock (ou la valeur du stock) en moyenne sur une période.

Stock moyen = (Stock initial + Stock final) / 2

Stock initial : stock en début de période ; le stock final : stock en fin de période.

LE COEFFICIENT DE ROTATION DES STOCKS (CR) : détermine le nombre de fois où le stock moyen doit être renouvelé afin de réaliser le chiffre d'affaires (ou le volume des ventes) sur une période donnée.

CR = Quantité vendue/Stock moyen en quantité
ou
CR = Chiffre d'affaires HT/Stock moyen HT

Plus le coefficient est élevé, plus le stock moyen doit être souvent renouvelé.