Un agenda est l'outil permettant d'associer des actions à des moments, et d'organiser ainsi son temps. Il donne à son utilisateur la possibilité de planifier ses activités, de noter et de rappeler ses rendez-vous.
Il doit contenir toutes les informations nécessaires :
- Les priorités incontournables (les tâches urgentes ou importantes) doivent d'abord être planifiées ;
- puis les priorités secondaires (tâches moins urgentes ou moyennement importantes)
- et enfin les priorités annexes (les loisirs).
Agenda collaboratif électronique - Partage d'agendas
L'agenda partagé est mis à jour en temps réel et chacun peut ainsi organiser son temps de travail en fonction du planning de ses collaborateurs.
Les agendas collaboratifs sont destinés à des groupes de travail, à des services d'entreprise. Ils permettent de partager les agendas entre plusieurs personnes, selon des droits d'accès définis.
Mis en réseau, l'agenda collaboratif facilite l'organisation des réunions et la prise de rendez-vous par une assistante ou un collègue.
Un agenda partagé a plusieurs utilités.
Pour l'utilisateur :
- planifier les événements ;
- planifier automatiquement des événements ponctuels ;
- rappeler automatiquement un événement.
Pour le groupe :
- ne plus chercher inutilement un collègue absent ;
- proposer facilement des horaires pour des réunions de travail ; grâce à l'affichage simultané de plusieurs plannings, possibilité de choisir une plage horaire libre.
- déléguer à un tiers la gestion de son agenda.
L'accès à l'agenda partagé est sécurisé par un mot de passe. L'accès aux informations est possible, soit en simple consultation soit avec la possibilité de saisir des événements et rendez-vous.
La mise en ligne des informations dans l'agenda partagé peut se faire selon plusieurs critères :
- dates, durée
- nature de l'événement : professionnel, privé
- disponibilité : absent, libre, occupé
- périodicité de l'événement
- importance de l'événement
L'agenda partagé est accessible depuis tout ordinateur, assistant personnel ou smartphone. Les plannings peuvent être sauvegardés vers des agendas du type outlook et importés sous format word, excel et pdf puis imprimés.
