Documents numériques et traitement de texte

Le document numérique

Un document numérique permet de présenter de l’information (texte, images, vidéos…). Ce type de présentation offre la possibilité de changements aisés dans l’organisation des informations présentées en fonction du périphérique utilisé pour lire ou reproduire ce document. Contrairement à un document papier, il permet une séparation entre la présentation et le contenu, afin de représenter les informations de manière différente suivant le besoin ou le périphérique.

L’autre intérêt d’un document numérique est son immatérialité : il peut être facilement consulté, modifié, copié, transféré, sauvegardé. En revanche, un inconvénient demeure : l’incompatibilité entre les différents formats propriétaires de stockage de ces documents numériques.

Pour la création de documents numériques, nous avons le choix entre plusieurs familles de logiciels en fonction du type de document que l’on souhaite créer : traitements de texte, tableurs, présentations, diaporamas, dessins et images, bases de données…

Le traitement de texte

Un traitement de texte est un logiciel qui permet de créer un document numérique majoritairement textuel. Il possède, en plus, les fonctionnalités suivantes : vérification de l’orthographe et de la grammaire, choix de polices, mise en forme de paragraphes et de mise en pages, ajout de couleurs, formes, vidéos…

Contrairement à un éditeur de texte, il permet d’automatiser et d’uniformiser la présentation du document. En utilisant les styles, on peut automatiser la hiérarchie et la numérotation des titres, paragraphes, légendes, notes, pages, annexes, et ainsi de pouvoir générer automatiquement le sommaire, la table des illustrations, les abréviations, etc.

En utilisant le publipostage, et avec l’aide d’un tableur ou d’une base de données, le traitement de texte permet également l’automatisation et la personnalisation de courriers, l’impression d’étiquettes et d’enveloppes…

Le tableur

Un tableur est un logiciel qui permet de manipuler des données, par l’intermédiaire de feuilles de calculs. Cette feuille de calculs est composée de cellules représentées sous forme de tableau, disposées en lignes et en colonnes. Une cellule peut contenir comme donnée : des nombres, du texte, des dates, des montants, des formules et calculs.

L’intérêt majeur est de pouvoir recalculer automatiquement les cellules en fonction du changement des données. L’autre atout est la représentation des données sous forme de graphiques, avec un choix étendu de représentations possibles : histogrammes, secteurs, barres, courbes en 2D et 3D, cartes…

Les présentations et diaporamas

Un logiciel de présentation est un logiciel qui permet de présenter un enchaînement de diapositives ou diaporama. Ces diapositives sont constituées de pages qui peuvent contenir des titres, du texte, des images, des vidéos, des graphiques, des sons.

Une transition peut être mise entre l’apparition de chaque diapositive de manière à améliorer la présentation. Cette transition peut prendre différentes formes : balayage, fondu, damier, store… On peut aussi ajouter des effets sur l’arrivée d’un cadre de texte ou d’une image sur la diapositive. Un large choix d’effets est possible pour animer la présentation.

Un traitement de texte est un logiciel qui permet la création d’un document numérique majoritairement textuel. Son utilisation permet de grandement faciliter la rédaction de courriers, rapports, cours, livres… On utilise, en général, un logiciel WYSIWYG (What You See Is What You Get), c’est-à-dire que vous obtenez visuellement le rendu que vous aurez sur le document final.

Son grand intérêt est de posséder les fonctionnalités suivantes :

• vérification de l’orthographe et de la grammaire,
• choix de polices et de taille,
• mise en forme de paragraphes et de mises en page,
• ajout de couleurs, de formes, de graphiques…

La mise en forme des paragraphes peut être faite en modifiant :

• la police, la couleur et la taille du texte,
• l’alignement du paragraphe qui peut être aligné à gauche, à droite, centré ou justifié (aligné à gauche et à droite),
• le retrait à gauche et à droite, ainsi que le retrait de première ligne. Elle permet aussi la modification de l’espacement entre les lignes de textes et entre paragraphes.

Tandis que la mise en page permet de configurer :

• la taille et l’orientation de la page,
• les marges autour de la page,
• la mise sous forme de colonnes,
• la coupure des mots en fin de ligne,
• l’arrière-plan de la page.

Contrairement à un éditeur de texte, le traitement de texte permet d’automatiser et d’uniformiser la présentation du document. En utilisant la fonctionnalité des styles, il permet la hiérarchie et la numérotation automatique des titres, paragraphes, listes, légendes, notes, annexes, et permet ainsi la génération automatique du sommaire, de la table des illustrations, de la table des abréviations, etc.

La mise en page se fait au fur et à mesure des modifications du document, et permet un rendu immédiat et correct quel que soit le périphérique utilisé pour produire le document : PDF, imprimante, impression.

On peut aussi utiliser des modèles prédéfinis pour mettre en forme le document automatiquement avec un grand choix de formes, de couleur, de présentation. Ces modèles peuvent être intégrés au logiciel ou téléchargés sur internet. Il en existe des gratuits et des payants.

Si on travaille à plusieurs sur le document, on peut utiliser les commentaires pour ajouter des remarques, des corrections ou des messages, qui ne seront pas visibles dans le document publié.

On peut également effectuer un suivi des modifications faites par les différentes personnes qui ont modifié le document et à la fin : accepter ou refuser les modifications individuellement ou en fonction des utilisateurs. On peut aussi comparer plusieurs documents afin de voir les modifications effectuées.