Participer à la gestion des ressources humaines

L’intégration d’un nouveau membre est une étape importante qui permettra au nouveau salarié de se sentir bien dès son arrivée au sein de l’entreprise et de s’acclimater rapidement à son environnement ainsi qu’à la culture d’entreprise. Cette étape présente la dernière phase du processus de recrutement.

L’accueil du nouveau membre du personnel devra être organisé grâce à un parcours d’intégration qu’il faudra mettre en place au préalable.

L'objectif est que le nouveau salarié prenne connaissance de :

• L'entreprise dans sa globalité (environnement, personnel, culture). Cela pourra se faire grâce à une visite des locaux et une présentation au personnel de l’entreprise ;
• L’équipe au sein de laquelle le nouveau salarié devra travailler. Cela pourra se faire, par exemple, en passant du temps avec chacun des membres de l’équipe pour observer son travail ;
• Le poste qu’il va occuper ainsi que les missions afférentes.

Avant tout cela, il y a des étapes en amont à ne pas négliger.

Il faudra au préalable prévenir les équipes et membres du personnel de l’arrivée du salarié. Il est d’usage de faire un mail informatif afin d’en informer le maximum de personnes.

Il sera également nécessaire de préparer l’espace de travail (bureau, ordinateur configuré, etc.) pour faciliter la prise de poste.

D’un point de vue administratif, il faut veiller à valider certains éléments avec le futur collaborateur, à savoir : contrat de travail signé, RIB fourni, documents tels que diplômes, personnes à contacter en cas d’urgence, mutuelle d’entreprise proposée au salarié. L’idéal sera de créer une liste de contrôle afin de ne rien oublier.

L’intégration d’un nouveau membre est donc une étape primordiale dans l’après-recrutement qui présente un véritable enjeu pour le bon développement de l’organisation.

Le recrutement est une étape indispensable pour une entreprise en plein essor. Il est nécessaire d’établir un processus clair dans lequel toutes les étapes seront définies afin de trouver la perle rare !

Dans un premier temps, il faut définir le besoin en recrutement de l’entreprise. Pour cela, il est nécessaire de discuter avec le futur manager (voire la future équipe) de la personne qui sera recrutée, afin d’établir un profil de poste, qui permettra de mettre en place les phases de recrutement.

Grâce au profil de poste, le recrutement peut être lancé et des annonces peuvent être diffusées sur des sites d’offres d’emploi (« jobboard »). Il faut, au préalable, créer un compte professionnel afin d’ouvrir les droits de diffusion et ainsi toucher un maximum de candidats potentiels. Il faut veiller à construire une annonce qui définira clairement les missions du poste, les pré-requis, le salaire, le contexte de l’entreprise, etc.

En complément de la diffusion d’annonce, l’entreprise pourra demander à faire du sourcing. Le sourcing permet de consulter des bases de données de personnes en recherche d’emploi et de se mettre directement en relation avec elles.

Ensuite, vient l’analyse des candidatures réceptionnées (par mails, par courrier, en candidature spécifique ou spontanée). C’est l’une des parties les plus délicates car il s’agit de sélectionner les candidats de les trier. Ceux qui ne correspondent pas au profil de poste recevront une réponse négative et ceux qui peuvent correspondre vont faire l’objet d’un pré-entretien téléphonique. Celui-ci permettra d’affiner la sélection (prétentions salariales, zone géographique de recherche, respect des pré-qualifications, etc.). Pour ceux qui satisferont aux critères de sélection, un entretien physique sera réalisé. Cet entretien est un échange afin de cerner au mieux les attentes du candidat et voir si cela correspond à celles de l’entreprise. Des tests pourront également être faits.

Un compte rendu de chaque entretien est nécessaire afin de comparer les candidats potentiels et d’en faire une sélection finale. Le candidat sélectionné sera contacté pour annoncer la bonne nouvelle et le processus d’intégration pourra prendre le relais par la suite.

L’OPCA (Organisme Paritaire Collecteur Agréé) (renommé très récemment OPCO, Opérateur de compétences) joue un rôle essentiel dans la prise en charge des formations des salariés, les relations avec l’entreprise ne doivent donc pas être négligées.

Un OPCA (OPCO) est une structure associative chargée de gérer les contributions au titre de la formation professionnelle pour les entreprises adhérentes afin d'assurer les actions de formation de ces entreprises.

Depuis la mise en place de la réforme sur la formation professionnelle en mars 2014, il est nécessaire pour le responsable de formation de l’entreprise de travailler en étroite collaboration avec l’OPCA (OPCO) dont il dépend car, outre le fait que ce soit un financeur, il réalise de nombreuses missions telles que :

• Aider à identifier les compétences de l’entreprise,
• S'assurer de la qualité des formations effectuées,
• Développer la formation continue au sein de l’organisation,
• Accompagner les entreprises dans l'analyse de la définition des besoins en formation.

Afin d’établir un plan de formation solide, le responsable de formation doit définir son budget de formation et ainsi établir avec son OPCA (OPCO) les possibilités de financement en fonction des différents dispositifs.
Un rendez-vous sera nécessaire entre le responsable de formation et le conseiller de l’OPCA (OPCO) afin d’exposer clairement les projets de formation de l’entreprise.

L'OPCA (OPCO) peut jouer un rôle non négligeable dans la construction du plan de formation de l'entreprise. Il peut conseiller, notamment pour les formations de longue durée, par exemple, d’établir plutôt une période de professionnalisation, ce qui permettra de ne pas trop puiser dans le plan de formation de l’entreprise en lui-même.
En fait, il sera là pour adapter chaque dispositif de formation aux besoins spécifiques de chaque entreprise et au parcours de chacun des salariés.

Il est donc primordial d’établir une relation étroite et de longue durée avec l’OPCA (OPCO) qui représente un réel atout pour l’entreprise.

De la même manière, il faut créer des liens avec les Organismes de formation de qualité, qui seront préalablement sélectionnés et permettront de travailler sur les formations dispensées par les salariés de l’entreprise.

Les entreprises sont soumises à un ensemble de règles relatives à la mise en œuvre de leur politique en matière de formation professionnelle.

Depuis la réforme de mars 2014, les entreprises paient une contribution (0,55 % pour les moins de 11 salariés, 1 % pour celles de 11 salariés et plus) et peuvent demander des financements à l’OPCA (OPCO) pour les formations de leurs salariés. Différents canaux existent : via le compte personnel de formation, via les périodes de professionnalisation ou encore via le plan de formation de l’entreprise.

Afin de préparer et suivre ces actions de formations, il est nécessaire d’établir un tableau de suivi qu’il faut compléter de manière rigoureuse, au rythme de l’évolution du salarié. Il faut noter toutes les informations relatives aux formations pour lesquelles le salarié aura été dispensé et bien conserver les documents afférents dans les dossiers du personnel en cas de contrôle et afin d’assurer un suivi auprès de l'OPCO, et ainsi déclencher les financements.

Il faut savoir qu’il existe différents types d’actions de formation :

• Les dispositifs généraux qui préparent à la vie professionnelle en général. Elles permettent, par exemple, de s’adapter aux nouvelles normes, mais également au perfectionnement des connaissances ou encore afin de développer les compétences.
• Les dispositifs spécifiques, comme le bilan de compétences, l’accompagnement à la création d’entreprise, la validation des acquis de l’expérience (VAE).

Dans tous les cas, un entretien avec chacun des salariés sera organisé afin de définir précisément les actions de formation à mettre en place et un compte rendu en découlera afin de permettre d’enclencher les démarches auprès des organismes financeurs et de formation.

Un tableau de bord est un outil de gestion qui permet d’analyser des données de l’entreprise et par conséquent d’identifier de potentiels dysfonctionnements afin d’y remédier.

Pour créer un tableau de bord fiable, il faut impérativement respecter plusieurs étapes :

• Définir la stratégie de la GRH en prenant en compte des objectifs de progrès clairs et précis. Ceux-ci seront définis selon les tâches que l'on envisage d'améliorer. Ce sont ces tâches qui contribuent à la performance globale.
• Définir le choix des indicateurs en accord avec toutes les personnes intéressées et selon les objectifs précédemment définis. Les indicateurs de pilotage de type KPI (Key Performance Indicator) permettront de mesurer la performance et de faciliter le pilotage. Les indicateurs choisis orienteront les actions à mettre en œuvre selon les axes de progrès et les objectifs fixés précédemment. Il est préférable de ne choisir qu'un nombre réduit d'indicateurs, de 7 à 10 en général. Ceux-ci permettront, par exemple, de mesurer le taux de turn-over, l'ancienneté, les coûts de formation engagés par salarié, etc.
• Collecter les données.

Il est à retenir que les tableaux de bord sociaux ne sont pas uniquement destinés aux DRH, (Directeur des Ressources Humaines) ou au RRH (Responsable des Ressources Humaines). Pour des structures plus importantes, chaque responsable pilote son activité selon des objectifs choisis. Chacun dispose de tableaux de bord avec des indicateurs sociaux bien spécifiques à chaque service.

Les tableaux de bord peuvent être réalisés, par exemple, à l’aide d’un tableur Excel. Il est nécessaire d’utiliser de la couleur, voire de faire des graphiques afin que les indicateurs soient compris et analysables par tous.