La prise en note correspond à la retranscription d’informations qui sont transmises au chargé d’accueil. Par exemple, prise de message pour un collègue absent, prise de renseignements pour le traitement différé d’une demande, collecte d’informations, résumé ou compte rendu. Elle doit être fiable et rapide.
Il est important d’avoir tout le matériel à porter de main (papier, fiche, mémo, crayon).
On peut appliquer plusieurs méthodologies :
- Littérale : mots écrits en toutes lettres
- Abrégée : utilisation d’abréviations et symboles
- Sténographique : qui repose sur une écriture manuscrite fondée sur l’utilisation de signes géométriques.
La complexité de la prise de notes provient des tâches annexes à réaliser simultanément (écouter, regarder, analyser…). Il faut donc être rapide, attentif, à l’écoute, organisé. Il est souvent nécessaire par la suite de recomposer le message en respectant les règles de base (aéré, phrases courtes, daté) et les règles de l’entreprise.
