Le chargé d’accueil doit prendre le temps nécessaire pour traiter la demande de chaque visiteur, lui fournir une réponse précise et complète, le conseiller et le guider.
Ensuite, il s’assure de la bonne compréhension de l’information transmise. Il existe 3 modes de traitement d’une demande :
- Instantanément seul en répondant aux questions du visiteur.
- Instantanément en orientant le visiteur vers une tierce personne. Après identification du collaborateur il faut annoncer l’arrivée du visiteur.
- En différé si une collecte d’information est nécessaire.
On augmente son efficacité en créant des fiches récapitulatives des pièces à fournir et en contrôlant le dossier remis en présence du client/usager.
Avant de mettre fin à l’entretien, il est important pour le chargé d’accueil de s’assurer qu’il a bien répondu à la demande par le questionnement et la reformulation. Le visiteur doit se sentir écouté et quitter l’établissement satisfait.
