Le chargé d’accueil contrôle les entrées dans l’organisation. Il effectue un filtrage c’est-à-dire une sélection des personnes qui se présentent en respectant les règles de fonctionnement de l’organisation. Il vise à satisfaire au mieux le visiteur en préservant le calme et la sécurité de l’organisation. Ces visiteurs peuvent être des clients actuels, des clients potentiels, des fournisseurs. 

Il se déroule en plusieurs étapes : 

  • l’accueil, 
  • l’identification, 
  • l’écoute active, 
  • le contrôle, 
  • la reformulation de la demande 
  • et la prise de décision. 

Pour effectuer un bon filtrage, il faut parfaitement connaître l’organisation et ses outils mais aussi faire preuve d’écoute, de courtoisie, de diplomatie, de fermeté, de calme d’empathie et d’assurance. Le filtrage contribue au professionnalisme et à l’efficacité de l’organisation.