Suivi administratif de l’activité de production

Pour fonctionner, une entreprise a besoin de gérer au mieux ses approvisionnements, leur stockage et la gestion de ses stocks.

A) L'approvisionnement

La gestion des approvisionnements doit être optimisée afin d'acheter au meilleur coût tout en minimisant les risques de sur-stockage.

3 méthodes de gestion d'approvisionnement :

• La méthode empirique : basée sur l'historique des ventes ou consommations réalisées pour calculer les besoins futurs ;
  
  
• La méthode prévisionnelle : tient compte de l'historique et de l'analyse de l'évolution de la demande et du contexte économique ;
  
  
• Le juste-à-temps (JAT) : consiste à se faire livrer les matières ou services au moment exact du besoin, pour une utilisation directe. L'objectif est de réduire les coûts d'approvisionnement.

B) La gestion des stocks

Un stock représente un ensemble de produits stockés par l’entreprise dans le but d’être utilisé pour la fabrication ou pour être revendus. Les stocks peuvent être :

• Des matières premières
• Des marchandises
• Des produits finis
• Des emballages
• Des déchets

La gestion des stocks consiste à déterminer à la fois la quantité à commander et le moment auquel il faut passer la commande pour minimiser les coûts de stockage.

Pour chaque produit, il faut définir :

• La limite supérieure des quantités à posséder en stock : c'est le stock maximum.
• La limite inférieure qui permet d'attendre la livraison du fournisseur : c'est le stock minimum.
• Le niveau de stock à partir duquel on passe une commande au fournisseur : c'est le stock d'alerte.
• Le stock de sécurité prévoit une quantité supplémentaire de produits stockés par rapport à la consommation normale pour répondre aux aléas de production ou de livraison. Il est calculé en additionnant le stock minimum et la quantité supplémentaire de sécurité.
• La rupture de stock correspond à un niveau de stock à 0. Cette situation peut entraîner des pertes financières pour l'entreprise

L'activité d'une entreprise n'est pas régulière, il faut contrôler et ajuster le stock d'alerte et/ou le rythme des réapprovisionnements.

Il est obligatoire pour toutes les entreprises (art. L123-12 Code du Commerce) au moins une fois tous les 12 mois pour contrôler l’existence et la valeur des produits.

Les entreprises qui évaluent leurs stocks après chaque entrée ou sortie établissent un inventaire permanent.

Le stock théorique concerne les quantités saisies dans le PGI. Le stock physique représente les quantités réellement comptées en stock.

L’écart d’inventaire = stock réel – stock théorique

L’inventaire :

L’inventaire est obligatoire pour toutes les entreprises (art. L123-12 Code du Commerce) au moins une fois tous les 12 mois pour contrôler l’existence et la valeur des produits.

Les quantités en stock sont mises à jour après chaque mouvement (entrée ou sortie) et le prix d'achat moyen pondéré (PAMP) est recalculé après chaque entrée selon la méthode d'évaluation des stocks en vigueur dans l'entreprise.

A) Valeur du stock

B) Les indicateurs

Plusieurs indicateurs permettent d'optimiser la gestion des stocks et de déterminer la date à laquelle il est nécessaire de passer commande.

Le stock moyen (SM) : c'est le nombre de produits en stock (ou la valeur du stock) en moyenne sur une période.

Stock moyen = (Stock initial + Stock final) / 2

Stock initial : stock en début de période ; le stock final : stock en fin de période.

Le coefficient de rotation des stocks (CR) : détermine le nombre de fois où le stock moyen doit être renouvelé afin de réaliser le chiffre d'affaires (ou le volume des ventes) sur une période donnée.

CR = Quantité vendue/Stock moyen en quantité
ou
CR = Chiffre d'affaires HT/Stock moyen HT

Plus le coefficient est élevé, plus le stock moyen doit être souvent renouvelé.