Les Achats - Processus, Administration et Suivi de Performance Achats

Le Processus Achat en 6 étapes

• étape 1 : analyse des besoins (cf. chapitre 1)
• étape 2 : recherche de fournisseur – sourcing (cf. chapitre 1)
• étape 3 : appel d’offres – consultation
• étape 4 : analyse et comparaison des offres
• étape 5 : négociation
• étape 6 : contractualisation

L’appel d’offres – la consultation : RFQ (Request for Quotation)

Demande d’offres = consultation directe auprès d’1 ou 2 fournisseurs connus.
Appel d’offres = auprès de différents fournisseurs, connus ou nouveaux.

La négociation

L’acheteur prépare sa négociation en 4 étapes :

1. Rechercher des informations sur le fournisseur et son activité.
2. Fixer les priorités : points du cahier des charges, du plus facile au plus difficile.
3. Fixer les objectifs techniques, commerciaux et juridiques.
4. Prévoir la marge de négociation : les concessions possibles.

Le déroulement de la négociation :

• L’acheteur fixe le moment et l’environnement favorables, et mène les débats.
• Accueil, présentations, puis phase de démarrage plus ou moins longue (établissement des points communs).
• Discussion point par point, avec techniques et stratégies de négociation, et savoir-être.
• Aspects culturels à prendre en compte avec fournisseurs étrangers.
• Importance de la conclusion : reprendre les points convenus et fixer les prochaines étapes.

La contractualisation :

Se concrétise par un contrat ou une commande, comprenant les éléments suivants :

• produit ou service (avec référence au cahier des charges ou spécifications),
• quantité,
• délai,
• prix (avec devise),
• incoterm,
• mode et délai de règlement,
• CGA (Conditions Générales d’Achat) : en bas du document, au verso, ou à part.

L’administration des Achats

La segmentation achats

Il s’agit de segmenter les achats en types ou catégories, et de les classer en stratégiques et non stratégiques.

• Stratégiques : pour lesquels une rupture d’approvisionnement menace la bonne marche de l’entreprise (affecte directement la production ou la satisfaction d’un besoin client impératif) ;
• Non stratégiques : ex. achats de maintenance ou indirects.

Adaptation de la consultation, de la négociation et de l’administration des achats en fonction de cette segmentation (mise en concurrence ou pas, négociation de partenariat ou sourcing de nouveaux fournisseurs, mise en place de contrats cadres…).

L’administration des achats = les approvisionnements = le suivi des commandes

Étapes :

• Relances des commandes : ponctuelles ou systématiques, voire même pré-relances
• Acheminement de la marchandise et logistique import : selon l’incoterm négocié
• Contrôle qualité : à distance, ou sous-traité ; audits intermédiaires…
• Réception : contrôle à réception, validation, entrée en stock, ok pour paiement
•  

Le suivi de performance Achats

Les critères d’évaluation fournisseurs :

• Niveau de prix
• Respect des délais
• Niveau de qualité et de conformité au cahier des charges
• Service (réactivité, flexibilité, capacité à développer des produits et à proposer des innovations, délai et pertinence des réponses aux consultations ou litiges…)

Les critères de performance de la fonction achats :

• Suivi des volumes et des dépenses d’achats (par typologie, familles, acheteurs, fournisseurs, articles) et de l’évolution dans le temps - Gains
• Suivi qualité et délais fournisseurs (nombre de relances, de contrôles, d’audits…)
• Logistique et Import (nombre, coût et performance des prestataires)
• Niveaux de stocks (par famille, par acheteur, évolution…)
• Délais de règlement des fournisseurs (par fournisseur, famille, acheteur)

Le Tableau de bord achats regroupe les critères d’évaluation fournisseurs et de performance achats (parfois intégré au progiciel de gestion des achats, ou à l’ERP de l’entreprise).

• Critères proposés par les achats, avec parfois l’aide du contrôle de gestion
• Évolution annuelle suivie mensuellement, par rapport à un objectif
• Outil de Reporting à la Direction Générale et aux fonctions en lien, et de motivation des acheteurs