Traiter l'administration des ventes

La rédaction d’une proposition commerciale requiert du temps pour être bâtie de manière correcte et efficace afin de permettre un retour sur investissement à l’entreprise.

Pour commencer, il faudra veiller à une bonne présentation, la plus personnalisée possible afin de représenter les besoins particuliers de chaque client. De prime abord, il sera nécessaire de présenter son entreprise afin de prouver qu’elle a les compétences requises pour le projet de son client.

Ensuite, viendra la rédaction du cœur de la proposition commerciale dans laquelle il faudra commencer par reformuler la demande du client ainsi que les objectifs du projet. C’est la partie la plus importante car c’est elle qui va détailler le plan d’action, les moyens mis en œuvre pour atteindre les objectifs fixés par le client, le planning prévisionnel qui permettra au client d’y voir clair sur les actions qui seront menées. Il ne faut pas oublier de mentionner comment l’entreprise remontera les informations à chaque étape importante du projet.

Pour finir, viendra la rédaction de la partie la plus délicate : la partie financière. Il sera nécessaire de rédiger, de manière ferme, la ou les offres adéquates. Et, comme dans tout contrat, il sera également utile de veiller à indiquer les clauses du contrat commercial.

Après la validation de l’offre commerciale, il sera nécessaire de suivre les ventes et les livraisons. Il sera indispensable, au préalable, de se munir du planning établit dans le contrat afin de suivre dans le bon rythme l’état d’avancement du projet.

Certains logiciels permettent ce suivi mais il sera également utile de créer un tableau de bord. Ce tableau devra être complet, fonctionnel et bien réfléchi afin de permettre une lecture des résultats de manière optimale. L’utilisation d’un tableur Excel semble être la solution la plus adaptée. Cela permettra de créer des tableaux croisés dynamiques, d’effectuer des statistiques et des bilans à faire remonter au client de manière régulière.

Pour commencer, il faudra enregistrer chronologiquement ses commandes et préparer les livraisons. Cette dernière pourra se faire en se basant sur les clauses du contrat mais surtout sur les délais et contraintes qui y sont rattachés.

Pour chaque livraison, un « bon de livraison » sera remis au client et précisera la nature et la quantité des livrés, le destinataire et éventuellement les coordonnées du payeur si celui-ci est différent. Il faudra veiller à faire signer le bon par le client, ce qui attestera de la bonne livraison de la commande. Dans la mesure du possible, le bon devra notifier à quelle commande se rattache la livraison.

Une fois la livraison effectuée dans les règles contractuelles, viendra la facturation client. Il faudra veiller à ne pas négliger cette partie et effectuer un suivi rigoureux car c’est la facturation qui permettra le bon règlement de la commande et ainsi générera le chiffre d’affaires de l’entreprise.

Au préalable, les éléments de facturation ont été complétés dans le logiciel spécifique. Il faudra ensuite éditer la facture et l’envoyer rapidement au client afin qu'elle soit réglée dès que le délai prévu de règlement sera passé. Dans le meilleur des cas, le client payera rapidement sa facture, mais dans les cas les plus courants, il faudra procéder à des relances.

La première relance sera effectuée généralement cinq jours après l’échéance de règlement. Elle pourra être faite de différentes manières mais, dans un premier temps, la relance téléphonique sera la solution la plus rapide, la plus optimale et bien souvent la plus efficace.

En cas de non règlement, malgré la première relance, il sera nécessaire d’effectuer des relances plus fermes, notamment à l’aide de courriers, en rappelant les clauses et les éventuelles pénalités.

Dans les cas suivants, si les différentes relances n’ont pas abouti, il faudra adresser une mise en demeure, en recommandé avec accusé de réception, dans laquelle sera indiquée la date à partir de laquelle le recours à la voie judiciaire sera conduit. La dernière étape sera le recouvrement.

Le suivi et le développement de la relation avec les clients est une étape primordiale afin de fidéliser la clientèle et de renouveler les contrats. Il est donc essentiel pour le bon développement de l’activité de l’entreprise.

Tout d’abord, il faut veiller à rester à l’écoute des attentes du client, être attentif à ses réactions et réactif à ses demandes. Pour cela, il est nécessaire d’apprendre à mieux le connaître (analyser son comportement d’achat, etc.) afin de mieux le satisfaire et donc de le fidéliser pour qu’il fasse de nouveau appel aux services de l’entreprise et éventuellement qu'il la recommande par la même occasion.

Ensuite, il est utile d’optimiser la gestion des contacts et de personnaliser l’approche commerciale. L’outil CRM (Customer Relationship Management) – logiciel GRC (Gestion de la Relation Client en français) – aide, en ce sens, en mettant en place une veille et permet ainsi d’alerter en cas d’évolution et rester au courant de l’actualité du client. Le logiciel permet également de se souvenir des précédentes interactions car l’historique y est conservé, ce qui présente une aide mémoire non négligeable.

Pour finir, il ne faut pas hésiter à questionner le client à l’aide de questionnaire de satisfaction, par exemple, afin d’améliorer le service si besoin.