Le cycle d’approvisionnement correspond au processus dans lequel vient s’intégrer une partie prenante externe : le fournisseur.
A. Contrôle matériel de l’économat
En hôtellerie-restauration, il est courant de trouver un collaborateur en charge des approvisionnements et de la gestion des stocks, il s’agit de l’économe.
Il est nécessaire d’effectuer des contrôles nourriture et boissons afin de constater les flux de matière d’œuvre, les apprécier et les réguler pour connaître le responsable de la consommation.
Le contrôle matériel permet de repérer les erreurs de livraison, de facturation, les vols… au moment des achats, mais aussi de lutter contre le gaspillage, les coulages, le non-respect des fiches techniques… au moment du stockage et de la production, ou encore les erreurs de facturation, les erreurs de prévisions… au moment des ventes.
B. Procédures d’inventaire et de contrôle
L’inventaire physique est obligatoire au minimum une fois par an d’après les obligations légales. Cependant, en hôtellerie-restauration, il doit être réalisé de façon beaucoup plus régulière car le stockage est un élément indispensable au bon fonctionnement de l’activité.
La gestion des stocks se déroule sous la responsabilité de l’économe, il doit suivre les entrées et les sorties du stock à l’aide de fiches de stock.
Les fiches de stock permettent une valorisation du stock à un instant T, deux méthodes de valorisation des stocks : Premier entré premier sorti (PEPS) et Coût unitaire moyen pondéré (CUMP).
C. Ratio matières
Le ratio matières permet d’évaluer le coût matières par rapport au chiffre d’affaires généré, c’est un indicateur indispensable qui demande d’effectuer quelques retraitements. Ratio matières = coût matière / CA.
Le coût matières prend en compte les achats de la période + stock initial – stock final + factures non parvenues en fin de période – factures non parvenues de la période précédente – coût matières HT des offerts – coût des repas du personnel.
