Mettre en œuvre une démarche de projet

« Mettre en œuvre une démarche de projet » est une compétence essentielle chez le professionnel occupant un poste à responsabilités dans le secteur sanitaire public comme privé. Il sera amené à définir un projet selon la situation que la structure souhaite mener.

La mise en œuvre d’une démarche projet doit répondre à différentes étapes spécifiques.

Étapes de la démarche projet

• 1^re étape : Analyse et diagnostic de la situation

Généralement, la définition d’un projet démarre à partir d’un besoin ou une situation précise et identifiée : par exemple, cela peut être à la suite d’un choix de réorganisation, restructuration d’un service (projet d’organisation), du lancement d’une nouvelle offre de services (projet d’étude), d’une problématique récurrente (projet d’action)...

Le projet doit tenir compte du cadre institutionnel dans lequel s’inscrit ce projet (est-ce dans le cadre d’une loi ? D’une politique de santé ? D’un plan national, régional, local ?). Le projet doit également intégrer les contraintes du service et les ressources dont la structure dispose.

Pour effectuer cette analyse, des outils de recueil de données seront mis en place selon une approche quantitative (le questionnaire, sondage) et/ou l’approche qualitative (l’entretien, l’observation) ou encore la recherche documentaire, le remue-méninge (brainstorming), le QQOCQ, le diagramme causes-effets ou diagramme d’Ishikawa, le schéma d’analyse de champ de force...

• 2^e étape : Définition des priorités et objectifs

Dans le cadre de la priorisation des objectifs, il est indispensable de se poser des questions précises telles que :  à quel public s’adresse-t-on en particulier ? Quelles sont les caractéristiques de ce public ? Ces interrogations permettront de bien cibler les actions spécifiques.

Dans le cadre du choix des objectifs, il est important de distinguer les objectifs généraux, des objectifs stratégiques et des objectifs opérationnels.

• 3^e étape : Conception du projet avec 2 phases :
  • Détermination du plan d’action

La conception du projet devra, tout en reprenant les objectifs et actions prédéfinis, lister les moyens humains en désignant le rôle de chacun, les moyens matériels (quelles ressources matérielles ?), les moyens financiers (quel budget ? quel financement ?) sans oublier le timing (sur quelle période le projet devra-t-il être lancé ?).

• • Élaboration du plan de communication

Lorsque le plan d’action est défini et validé, il est indispensable de communiquer sur le projet en utilisant des plaquettes, des brochures...

• 4^e étape : Mise en œuvre du projet

La mise en œuvre du projet est l’étape du pilotage du projet. Cette étape doit être renseignée et tracée en tenant à jour un tableau de bord tout en le croisant régulièrement avec le cahier des charges. De nombreux outils de mise œuvre peuvent être mobilisés tels que les réunions du groupe de travail, le diagramme de PERT, planning de GANTT...

• 5^e étape : Suivi et évaluation du projet

Pour garantir la réussite du projet, il est indispensable qu’il soit suivi et évalué en utilisant des objectifs de suivi tels qu’un questionnaire destiné aux utilisateurs, des indicateurs de suivi sous forme d’un tableau de bord...