Le chiffrage et l’établissement du budget prévisionnel sont des éléments essentiels du projet qui se situent au tout début du lancement. Ils font l’objet de trois grandes phases :
- L’évaluation du coût du projet,
- Sa budgétisation avec la définition d’une enveloppe budgétaire,
- La maîtrise des coûts.
Le budget prévisionnel facilite la prise de décision, permet d’envisager plusieurs hypothèses d’action, de faire des demandes de financement ou de partenariats, de présenter un projet crédible et pérenne, etc. Comme tout budget, il se divise en deux colonnes : les dépenses et les recettes, elles-mêmes réparties en plusieurs catégories. Dans les dépenses, on peut trouver le coût des achats ou de la location de matériel spécifique au projet, les frais liés à la communication du projet, le coût de la main-d’œuvre, etc. Dans les recettes, on peut trouver la vente de produits ou de services, les subventions, les partenariats, l’autofinancement, etc. L’Earned Value Management ou Courbes en S est un outil très efficace pour mesurer en permanence l'avancement du projet en vérifiant et en comparant chaque jour ce qui est prévu, ce qui a été fait et ce que cela a couté.
