Lors du lancement d’un projet et afin de le réussir, il faut impérativement veiller à une bonne organisation. Il est donc nécessaire de passer du temps sur la réflexion préalable avant le lancement et la conduite des travaux. Afin d’organiser un projet avec méthode, il convient de considérer les étapes les unes après les autres.
Tout d’abord, il faut définir les parties prenantes du projet. Il s’agit de l’ensemble des personnes qui seront impliquées de près ou de loin dans ce projet. Ces acteurs clés se situent aussi bien en interne (à tout niveau hiérarchique), qu’en externe (fournisseur par exemple).
Un projet intègre, par définition, un bon nombre d'acteurs aussi différents les uns que les autres, ainsi que des attentes et des besoins qui leur sont propres. Il faut donc composer avec ces différents profils afin de les satisfaire et atteindre au final les objectifs fixés.
L’élément fondamental pour la réussite d’un projet est sa raison d'être : elle prend corps dans la fixation d'objectifs précis associés à ce futur travail. Il est impératif d’établir clairement la finalité du projet.
La définition des objectifs est étroitement liée aux besoins exprimés. Ils définissent les fondements de base qui vont permettre aux équipes de se mettre au travail de manière claire et organisée. Chacun saura exactement ce qu'il doit produire, quand et à quel coût.
Il est également impératif de faire une étude d’opportunités en amont du projet. Cette étude répondra à la méthode des 5W ou QQOQCP (Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Combien ? Pourquoi ?). L'objectif est d’évaluer l’intérêt pour l’entreprise de mener un projet.