Afin de réaliser des opérations de transport et/ou de prestations logistiques, il faut tout d’abord collecter les demandes auprès des clients.
En principe, le client fait part de sa demande par e-mail ou téléphone en expliquant le mode de transport qu’il souhaite (aérien, route, maritime par exemple), il indique également le type de marchandises et les conditions du contrat de vente (incoterms).
Pour répondre à cette demande, il faut impérativement savoir où se trouve géographiquement la marchandise, et surtout la nature exacte de celle-ci, puisque si elle est considérée comme dangereuse, par exemple, la réglementation sera différente pour le transport, au risque de modifier le mode de transport lui-même. En effet, par exemple, certaines marchandises ne peuvent être transportées par la voie aérienne. Autre exemple, il faut savoir si la marchandise est périssable, si elle doit être transportée sous température dirigée, etc. Cette information est primordiale pour définir les conditions d’exécution.
Par ailleurs, seront nécessaires, un colisage exact : nombre de colis, poids et dimensions, sans oublier de calculer le rapport poids/volume. Le poids volumétrique est le ratio kg/m³ qui permet de calculer la densité d'un colis, c’est-à-dire de déterminer le volume que le colis va occuper en fonction de son format. Des colis peuvent être plus encombrants que leur poids réel (pour calculer le rapport poids/volume, il faut diviser le volume en m3 par 6. Si le résultat est supérieur au poids brut en tonne, le poids taxable sera ce résultat, sinon le poids taxable sera le poids brut).
Toutes ces informations sont donc primordiales et permettent de définir le mode de transport ainsi que les conditions tarifaires sachant que la taxation relative au volume est propre à chaque mode de transport.
