Une fois le choix du sous-traitant effectué, il faut veiller à respecter la loi et réclamer les documents relatifs à l’opération de sous-traitance.

Tout d’abord, un contrat type que l’on appelle contrat commercial de sous-traitant de transport routier de marchandises doit être établi en bonne et due forme (ce contrat type est accessible via des sites internet spécialisés).

De plus, et conformément à la réglementation en vigueur (l'article R. 3224-2 du code des transports), le sous-traitant est dans l’obligation de fournir à l’opérateur de transport (avant la signature du contrat) les documents suivants :

  • la photocopie de l'original de la licence de transport en cours de validité établie à son nom. Le sous-traitant s'engage d’ailleurs à signaler immédiatement toute modification de sa situation administrative ;
  • un extrait Kbis attestant de son inscription au registre du commerce et des sociétés datant de moins de trois mois, et ce tous les six mois ;
  • une attestation authentique de fourniture des déclarations sociales et de paiement des cotisations et des contributions de sécurité sociale datant de moins de six mois, et ce tous les six mois ;
  • la liste nominative des salariés de nationalité étrangère employés par le sous-traitant et soumis à autorisation de travail, ou dans le cas inverse, une attestation par laquelle le sous-traitant certifie qu'il n'emploie pas de salariés étrangers, et ce tous les six mois.

Pour les sous-traitants non résidents :

  • un document attestant de la régularité de sa situation sociale, et ce tous les six mois ;
  • un numéro d'identification intracommunautaire ;
  • un document sur lequel est inscrit son numéro individuel d'identification (ou tout autre document mentionnant son identité et son adresse).

Attention, en l'absence de fourniture de ces documents, l'opérateur de transport doit mettre en demeure le sous-traitant, par lettre recommandée avec avis de réception, de lui fournir dans un délai maximum de quinze jours les justificatifs réclamés.

NB : En cas de mise en demeure restée sans effet, l'opérateur de transport peut résilier le contrat, sans indemnités.