Organisation comptable

L’actif représente les emplois qui sont faits des ressources de l’entreprise (passif). Un actif est un « élément identifiable du patrimoine, contrôlé par l’entité et susceptible de procurer des avantages économiques futurs » (PCG, article 211-1). Il s’agit d’un élément qui peut être loué, vendu, cédé ou qui résulte d’un droit légal ou contractuel (droit d’exploiter un brevet par exemple), qui va permettre de produire ou de générer de la trésorerie par sa revente et dont l’entreprise va tirer les bénéfices et assurer les risques liés à son utilisation. 

On distingue l’actif immobilisé, utilisé plus d’un exercice par l’entité et non transformé dans le cycle de production et l’actif circulant, généralement renouvelé au cours du cycle de production (créances clients, stocks, etc.). 

Le passif représente les ressources de financement de l’entreprise. On distingue généralement les capitaux propres de l’entité ; capital apporté par les propriétaires et résultats laissés à la disposition de l’entreprise, et les ressources externes : dettes contractées auprès des établissements de crédit ou auprès des partenaires habituels de l’entreprise (fournisseurs, État, organismes sociaux, etc.).

Les produits représentent des opérations qui viennent accroître la valeur du patrimoine de l’entreprise, c’est-à-dire notamment « des sommes versées ou à recevoir en contrepartie de fourniture de biens ou services ». 

On distingue les produits d’exploitation liés à l’activité courante de l’entreprise, les produits financiers liés au moyen de financement de l’entreprise et les produits exceptionnels. Les charges représentent des opérations diminuant la valeur du patrimoine de l’entreprise, c’est-à-dire des consommations définitives de ressources. 

On distingue, comme pour les produits, les charges qui relèvent de l’exploitation (achats de matières et approvisionnements, charges externes, salaires et charges sociales, impôts et taxes, etc.), les charges financières (intérêts sur les emprunts contractés, escomptes accordés, etc.) et les charges exceptionnelles (pénalités et amendes, valeur comptable des éléments d’actifs cédés). À la clôture de l’exercice, les produits et les charges sont repris et présentés dans le compte de résultat.

Pour établir ses comptes, l’entité s’aide de trois documents principaux : le livre-journal, le grand livre et la balance des comptes. Le livre-journal ou journal est le document dans lequel sont enregistrés les opérations de façon chronologique. Sont normalement mentionnés pour chaque opération les comptes concernés, leurs libellés et leurs numéros, les montants au débit et au crédit des différents comptes, la date de l’opération et le numéro de la pièce justificative (numéro de facture, numéro de virement, etc.). 

Les mouvements correspondants à chaque opération sont également reportés dans les comptes concernés, regroupés au sein du grand livre. Enfin, à la clôture de l’exercice, tous les comptes du grand livre sont soldés et les soldes sont repris dans la balance des comptes qui permet de s’assurer que l’ensemble des soldes débiteurs est égal à la totalité des soldes créditeurs selon le principe de la partie double. La balance des comptes permet également d’établir le bilan et le compte de résultat.