Mettre en œuvre les services associés

Le travail d’un commercial ne se limite pas à la vente. Il doit également suivre la mise en œuvre du contrat ainsi que son paiement. Bien connaître les documents est primordial, notamment le bon de commande. En effet, si des erreurs sont constatées, cela peut annuler la vente et par là-même tous les efforts entrepris. Les documents commerciaux principaux sont :

• devis
• bon de commande
• bon de livraison
• facture

Un devis daté et signé avec la mention « bon pour accord » vaut bon de commande.

Ces documents comportent :

• La dénomination de l’entreprise et son adresse
• Le SIREN
• Le RCS
• La ville du greffe d’immatriculation de l’entreprise
• Le numéro de document
• La désignation précise des éléments vendus
• Les quantités achetées
• Le prix unitaire en euros
• Le taux de TVA et montant
• La date de règlement (maximum 60 jours calendaires ou 45 jours fin de mois)
• Les réductions
• Les pénalités en cas de retard de paiement (le recouvrement débute par un appel téléphonique, puis une relance écrite et enfin une mise en demeure)
• Le taux d’escompte
• La date
• Les coordonnées du client

Ces documents sont généralement établis sur du papier à en-tête où figurent déjà les informations relatives à l’identification de l’entreprise. Pour les livraisons, un planning est établi afin d’organiser en amont l’activité de l’équipe. En cas de réclamation, il faut pratiquer une écoute active, reformuler le problème et accepter son erreur si l’on s’est trompé.

La facture est un document légal qui atteste d’une vente. Elle est obligatoire pour les ventes entre professionnels. Ce document sert de preuve comptable.

Les rubriques obligatoires d’une facture :

• Les coordonnées du vendeur avec son numéro de SIREN (identification de l’entreprise par l’INSEE).
• Les coordonnées de l’acheteur.
• Les références de la facture.
• La date à laquelle la facture a été établie.
• Le corps de la facture qui doit obligatoirement faire apparaître pour chaque produit sa désignation, la quantité, le prix unitaire et le montant total. 
• Le pied de la facture qui doit obligatoirement faire apparaître le montant net HT, le taux de TVA, le montant de la TVA et le montant net à payer TTC. 

Les rubriques optionnelles d’une facture

Une facture peut aussi mentionner : 

• Une adresse de livraison,
• Une date de livraison,
• Une adresse de facturation,
• Une date de facturation,
• Un mode de règlement,
• Une date de règlement,
• Les réductions commerciales et financières,
• Etc.