Actualisation du système d’information en lien avec la relation avec le client, l’usager ou l’adhérent

L’organisation échange et traite des informations et des documents (papier et numériques) et doit mettre en œuvre des outils et des procédures afin de les gérer efficacement.

Le système d’information (SI) : ensemble des ressources (personnels, matériels, données, logiciels, procédures…) structurées, organisées afin de collecter, de traiter, de sauvegarder, de diffuser et de rendre disponible l’information.
Outil de communication et outil d’aide à la décision.
Nécessaire de disposer d’un SI répondant à des critères de qualité fiables et pertinents.

Objectif :

• Disposer d’informations actualisées
• Faciliter la circulation de l’information
• Réduire les coûts de gestion de l’information
• Sécuriser les informations

Outils :

• Base de données
• Organigramme
• Tableaux de bord

Les ressources concernées :

• Personnels
• Matériels
• Informatiques
• Procédures

Les données :

• Textuelles : contrat de travail
• Numériques : tarifs
• Visuelles : évolution du CA
• Sonores : message répondeur

Qualités du SI :

• Fiabilité de l’information : données actualisées et accessibles aux autres utilisateurs
• Pertinence de l’information
• Rapidité de circulation de l’information
• Sécurité de l’information
• Confidentialité : respect du secret professionnel

La mise en place de la GED (Gestion électronique des documents) est motivée par la volonté de partager plus efficacement et plus rapidement les données entre les collaborateurs.

La dématérialisation par numérisation des documents papiers entrants courriers, télécopies, factures, bons de livraisons...

La GED permet :

• de prendre en charge tout le cycle de vie du document, dans l'optique d'une démarche responsable,
• de réduire notablement le volume de papier utilisé.

A) Avantages

• Maîtriser le flux des innombrables documents papiers et électroniques reçus.
• Obtenir un classement de l'information, en évitant notamment les doublons.
• Améliorer la traçabilité des documents et de leur contenu lors de leur traitement.
• Améliorer la fluidité de circulation et de traitement de l'information.
• Développer le partage, la mutualisation et la valorisation des informations.

B) Les différentes étapes de la GED

L'acquisition des documents

Les documents sont numérisés par le biais de scanners, mais aussi de documents électroniques déjà existants.

L'acquisition pourra intégrer la production de nouveaux documents électroniques, ou l'échange de documents électroniques, par le moyen d'une interconnexion de leurs systèmes d'information.

Le classement des documents : L'indexation

L'indexation : il s'agit de décrire le document et son contenu, afin de faciliter son utilisation.
On pourra procéder en utilisant soit :

• une indexation par type (avec la description formelle du document concerné, son auteur, son titre, sa date…),
• une indexation par concepts ou mots-clés. Dans ce cas, l'auteur du document peut lister les termes les plus fréquents, ou sélectionner les mots-clés en lien avec le document dans un thésaurus : cette solution permet d'harmoniser les pratiques. Cette étape doit permettre de retrouver facilement le document en cas de besoin.

La diffusion des documents
Elle est effectuée par le biais d'Internet ou de l'intranet de l'entreprise.