Dans les petites et moyennes entreprises, ce sont les propriétaires, gérants et directeurs qui assurent la promotion et l’organisation des banquets. Le personnel à demeure est alors déplacé de ses fonctions habituelles pour intervenir sur la manifestation. Quelques extras peuvent être appelés en renfort.

Les menus proposés sont généralement ceux figurant sur la carte du restaurant ou établis « sur mesure » avec le client. La salle à manger du restaurant, et éventuellement les dépendances, sont réquisitionnées. Le restaurant peut être fermé à la clientèle individuelle pour l’occasion ; le matériel et le mobilier sont ceux du restaurant, ou location. Dans les grandes entreprises (grands restaurants, hôtels de luxe, traiteurs), un service à part entière se charge de la commercialisation et du suivi des manifestations. Selon la catégorie de l’hôtel, il peut y avoir un service commercial. Le commercial crée une brochure spécifique, en identifiant : les salons (nom et superficie, capacité d’accueil), les tarifs des locations de salle (journée d’étude et séminaire, semi-résidentiels ou résidentiels), des menus pour chaque manifestation, des tarifs de chambres.

Les effectifs sont partagés entre une petite unité d’encadrement à demeure (commerciaux, maîtres d’hôtel et cuisiniers) et de grandes brigades de personnel en extra. Le recours aux entreprises d’intérimaires est fréquent. Les prestations très standardisées sont conçues dans un souci de rentabilité et d’efficacité. Leur grande diversité permet généralement de répondre à tout type de demande. Les locaux sont spécifiques (salons modulables, cuisines équipées en conséquence, surface de réserves importante, locaux administratifs séparés…).

Un volume considérable de matériel et mobilier est détenu par l’entreprise (matériel transportable, différentes chaises empilables, tables pliantes, plateaux pour buffet de toutes les formes, matériel audiovisuel…). Seul du matériel très spécifique est loué à des entreprises spécialisées ou emprunté à des confrères (barnum par exemple).

Concernant les buffets, voici quelques indications de base à respecter pour les différentes manifestations :

  • La longueur linéaire d’un buffet est proportionnelle au nombre d’invités, jusqu’à 20 personnes ; 3 mètres linéaires de buffet suffisent. Au-delà, il faut ajouter un mètre linéaire par tranche de 10 personnes (une adaptation est parfois nécessaire pour tenir compte : des dimensions de la table, des types de buffet, des prestations proposées et du standing).
  • Les surfaces standard par client sont : en confort minimum 0,80m²/client ; en bon confort : 0,90m²/client ; en grand confort : 1,10m²/client.
  • Pour un buffet debout : par exemple, 40 invités debout en surface « bon confort » :
    • surface au sol pour le buffet : longueur : 5m (3+1+1), largeur : 0,90m = (5 * 0,90) = 4,50m²,
    • surface au sol réservée au service derrière le buffet : longueur : 5m, largeur réservée au personnel : 1m = (5 * 1) = 5m².
    • surface au sol réservée aux clients en bon confort : nombre total de clients * surface par client : (40 * 0,90) = 36m².

Donc la surface totale nécessaire pour la manifestation est : 4,5m² + 5m² + 36m² = 45,50m².