Accéder immédiatement aux documents dont on a besoin dans une organisation est indispensable pour une gestion saine et rigoureuse. La perte de certains documents peut être gravement préjudiciable à une entreprise en termes financiers (perte de factures par exemple), mais également d’un point de vue juridique (perte de contrats), sans oublier le préjudice en termes de détérioration de l’image.
Une entreprise doit conserver tout document émis ou reçu dans l'exercice de son activité pendant une durée définie par la loi. Ces durées varient en fonction du type de documents : commercial, comptable, fiscal… Les détruire avant la fin de leur durée de conservation expose à un risque juridique et financier très important.
La gestion électronique des documents (GED) est une solution logicielle qui permet de dématérialiser, classer, gérer, stocker et partager un document, jusqu’à sa destruction, le cas échéant. La GED permet donc un accès immédiat au document recherché, un gain de temps et de place considérable, et une réduction significative du volume de papier utilisé.
