L’office manager est au cœur des processus administratifs et doit donc en avoir une vision synthétique, en maitriser les objectifs, les enjeux et les contraintes. Véritable soutien de son ou ses supérieurs hiérarchiques, il se situe également dans une démarche proactive en contribuant à la prise de décision en formulant, auprès de sa hiérarchie, des avis et en faisant des propositions solides, fiables, argumentées afin de faire évoluer les processus.
Afin d’être plus efficace, plus rapide, il doit, dans le cadre de tâches ou missions qui lui sont confiées, en identifier les processus, c’est-à-dire les différentes étapes (par exemple, le recrutement) ; le formaliser à l’aide de schémas imagés, logigrammes, tableaux, etc., être capable de repérer, si besoin, les dysfonctionnements éventuels, et d’y remédier dans le but d’une amélioration constante des processus.
Ces démarches s’opèrent en tenant compte, d’une part, des spécificités de l’entreprise, de sa culture propre et, d’autre part, des acteurs associés aux processus, notamment dans leur dimension culturelle (origines géographiques, générationnelles…).
