Les achats négociés avec les fournisseurs doivent intégrer les principes de la RSE dans le respect de l’éthique et des valeurs de l’organisation. Les contrats conclus peuvent concerner, par exemple, l’achat de fournitures, de petits matériels, de consommables. Lors de négociations avec les fournisseurs et les prestataires de services, la maîtrise des fondamentaux de la communication interpersonnelle, des différents types de négociation, des techniques d’argumentation courantes, l’anticipation et le traitement des objections est fondamental. L’aspect interculturel est très important : on ne négocie pas de la même façon avec une entreprise américaine, espagnole ou japonaise. La préparation est donc capitale.
En amont, l’office manager doit collecter un maximum d’informations sur le ou les fournisseurs, préparer les points négociables, ceux qui ne le sont pas, ses arguments, les objections éventuelles, sa marge de manœuvre… afin d’aboutir à un accord qui sera validé dans le respect des contraintes de délai, de coût et de qualité suivant les consignes de sa hiérarchie.
